Izvršni direktor je na splošno nekdo, ki ima v podjetju višji položaj, na primer vodja ali pomočnik vodje. Uprava skrbi za potrebe te osebe in potrebe, ki jih mora izpolnjevati izvršni organ, da pravilno opravlja svoje delo. Običajno se administracija izvršilne pisarne prevede kot skrb za potrebe pisarne in nekatere osebne potrebe zaposlenega na visoki ravni, da lahko uspešno opravlja delo. Takšna skrb bi lahko vključevala veliko različnih stvari.
Ko ljudje pogledajo programe usposabljanja za pisarniško administracijo, jim pogosto rečejo, da jih bodo ti pripravili na vodenje majhnih pisarn ali na položaje na nižji ravni, kot je tajnik ali administrativni pomočnik. Število osebja v pisarni bi lahko narekovalo položaj in odgovornosti, nekateri pa vodijo celo pisarno z nazivom izvršni sekretar. Administracija ne pomeni nujno vodenja pisarne, kar je pomembna razlika, ko ljudje izbirajo poklic.
V bistvu vsako pomožno osebje v uradu izvršilne oblasti opravlja nekakšno administracijo izvršilnega urada. Dela, ki bi jih lahko opravljali ali opravljali vsak dan, vključujejo sprejemanje telefonskih sporočil, sprejemanje sporočil in dogovarjanje sestankov. Vsak delavec v pisarni lahko uporabi stenografijo za snemanje narekovanih pisem in jih nato vtipka, prebere, dobi podpis in jih pošlje. Večina uradov mora voditi tudi evidenco svojih dejavnosti, administrativni pomočniki ali sekretarji pa so lahko zadolženi za vzdrževanje datotečnega sistema, arhiviranje vseh evidenc in izvlečenje potrebnih datotek, kot so potrebni.
Vlaganje ni nujno več na papirju in uprava izvršilne pisarne bo verjetno uporabljala več poslovnih računalniških programov za vzdrževanje določenih evidenc. Podobno, medtem ko je bilo v preteklosti odgovarjanje na telefonske številke in pisanje pisem morda najpogostejši vir komunikacije, lahko oseba, ki dela v pisarniški administraciji, danes pošilja sporočila SMS, tvita ali e-pošto ljudem znotraj ali zunaj pisarne. Še vedno je verjetno, da imajo ljudje, ki so del administrativne ekipe, nek neposreden stik z javnostjo ali z drugimi v podjetju, ki se ustavijo v pisarni na sestankih ali da se pogovorijo z izvršnim direktorjem, nekateri zaposleni pa se bodo morda morali za to vmešati. izvršni direktor, če ni dosegljiv za obiske ali daljša sestanke.
Del te uprave skrbi za potrebe izvršne oblasti. Ti lahko vključujejo vzdrževanje koledarjev zanj ali njo, dogovarjanje ali odpoved sestankov ter načrtovanje prevozov in potovalnih načrtov po potrebi. Delo bi lahko vključevalo tudi bolj osebna opravila, kot je sporočanje datumov in ur z družino vodje ali pobiranje stvari, kot je kemično čiščenje.
Na najvišji stopnji izvršne administracije je vodstvo, ti zaposleni pa lahko sodelujejo pri vseh zgoraj naštetih dejavnostih, hkrati pa vodijo pisarno in morebitne zaposlene. To bi lahko pomenilo, da delujejo kot nadzorniki, imajo pooblastilo za zaposlovanje, odpuščanje ali discipliniranje ter organizirajo sestanke ali druge komunikacije z zaposlenimi, da bi pisarna delovala nemoteno. Za vse nivoje zaposlenih v teh pisarnah je cilj strokovno in učinkovito delo podpreti delo vodstva. Jasno je, da se vrsta dela lahko razlikuje glede na naziv vodje in vrsto podjetja, v katerem sta zaposlena pisarniški delavec in vodja.
SmartAsset.