Glavna uporaba videokonferenčne sobe je, da ljudje komunicirajo med seboj z uporabo video in avdio prenosov. Videokonferenčni klic se razlikuje od videofonskega klica, ker vključuje skupino ljudi, ne dve posamezni osebi. Ker je vpletenih veliko ljudi, bodo morali ljudje, ki sodelujejo pri telekomunikacijah, velikokrat uporabljati sobo za videokonference. Ta soba mora biti primerno zasnovana in postavljena, saj je tako med sestankom mogoče videti in slišati vse. Obstaja veliko različnih načinov za postavitev videokonferenčne sobe, število ljudi in namen sestanka pa običajno določata, katera vrsta ureditve je najprimernejša.
Če je na voljo dovolj velika videokonferenčna soba in se običajno udeleži manj kot 15 ljudi, je mogoče postaviti videokonferenčno sobo v obliki črke U. Ta vrsta postavitve običajno vključuje tri mize, ki so vse med seboj povezane in tvorijo obliko U. Osebo(-e), s katero skupina komunicira, je običajno vidna na TV-ju ali računalniškem zaslonu na odprtem delu U-ja. Udeleženci sestanka sedijo na zunanjih delih miz, tako da lahko priročno gledajo, komunicirajo in beležijo.
Za videokonference, ki večino časa vključujejo 16 ali več ljudi, je najbolj ugodno, da sestanek organizirate v avditoriju. Čeprav ta vrsta nastavitve ne omogoča veliko interakcije med vsemi udeleženci, je za postavljanje vprašanj mogoče uporabiti mikrofon za občinstvo. Ta nastavitev omogoča tudi vsem udeležencem, da si enostavno ogledajo video zaslon, ki je običajno postavljen na sprednji strani dvorane.
Ne glede na to, v kakšnem dizajnu je postavljena videokonferenčna soba, je pomembno, da soba nima svetlečih površin in, kar je še pomembneje, brez stekla. Če ima soba okna, naj jih prekrivajo temne žaluzije. Svetleče površine, steklo in okna ponavadi odbijajo le svetlobo, ampak tudi zvok, zaradi česar oseba(e) na drugi strani težko vidijo in slišijo.
Obstaja več drugih nasvetov, ki lahko pomagajo pri postavitvi sobe za videokonference. En mikrofon zadostuje za vsake tri osebe, ki se udeležijo video konference. Kadar koli poteka predstavitev za eno osebo, je treba uporabiti mikrofon na reverju. Rdeče barve ne smete najti v nobenem dekorju ali na osebah v videokonferenčnih sobah, saj bo to povzročilo utripanje na videu. Večina videokonferenčnih sob bo zahtevala eno do tri kamere, pri čemer so vse kamere, video zasloni in monitorji oddaljeni od močnih luči.