Ponudbeno naročanje je sistem, v katerem podjetja, ki iščejo izdelek ali storitev, dovolijo drugim podjetjem ali posameznikom, da oddajo konkurenčne ponudbe, da si pridobijo pravico do zagotavljanja zahtevanega izdelka ali storitve. Postopek je znan tudi kot »klic za zbiranje ponudb«, saj podjetje, ki potrebuje izdelek ali storitev, poziva ponudnike, naj predložijo svojo najboljšo ponudbo. Nabavo pogosto vodi nabavni agent za podjetje, ki išče izdelek ali storitev. Ta oseba ima pooblastilo za oddajo naročil dobaviteljem zmagovalne ponudbe.
Večina podjetij, ki se zanašajo na izdelke ali storitve tretjih oseb, ima oddelek za nabavo. Ta podjetja vključujejo tista, ki potrebujejo surovine za proizvodnjo končnega izdelka, kot so med drugim proizvodna podjetja ali računalniški sestavljavci ali preprodajalci. Podjetje, ki bo zahtevalo ponudbe, bo tudi opisalo zahteve vsake ponudbe v dokumentu, imenovanem povpraševanje za ponudbo (RFP). V predlogu je opisan postopek, ki ga morajo ponudniki upoštevati za oddajo ponudb. To običajno vključuje ceno, po kateri bo dobavitelj dobavil izdelek ali storitev, in čas, v katerem bo dostavljen.
Državne ustanove običajno uporabljajo sistem javnih naročil, da pridobijo več poštenih ponudb za kateri koli izdelek ali storitev, ki jo potrebujejo. S tem zagotovimo, da pri oddaji katerega koli naročila ne pride do nepravilnosti. Uprava za splošne službe Združenih držav (GSA) ima na primer več oddelkov, ki vodijo sistem javnih naročil. GSA ima spletno stran, na kateri so navedene vse kontaktne priložnosti in z njimi povezana navodila za oddajo ponudb.
Večina sistemov javnih naročil zahteva, da je zmagovalec najnižja cena. Nekateri sistemi pa se zanašajo na kombinacijo spremenljivk, kot so čas dostave, verjetnost neplačila dobavitelja in kredit dobavitelja. Za oddajo ponudbe se mora potencialni dobavitelj le registrirati pri podjetju, ki zahteva ponudbo, in pripraviti svojo ponudbo v skladu s posebnimi pravili in smernicami pogodbe.
Zmagovalni ponudnik je obveščen s strani vodje javnega naročila in mu uradno odda pogodbo. Dobavitelju je dodeljen določen čas za dostavo svojega izdelka ali storitve. Če izdelka ali storitve ni mogoče dostaviti pravočasno, se lahko kontakt razglasi za neveljavno in se postopek oddaje ponudbe začne znova. Dobavitelj, ki ni mogel dobaviti pravočasno, je običajno diskvalificiran pri oddaji nadaljnjih ponudb za isto pogodbo.
SmartAsset.