Načrtovanje poslovne konference ni nekaj, kar se zgodi čez noč. Obstajajo prizorišča, ki jih je treba rezervirati, sponzorji, ki jih je treba zbrati, in govorci za sodelovanje. Obstajajo tudi majhne podrobnosti, na primer, kje bodo udeleženci ostali v mestu, kateri obroki so na voljo in svet drugih zadev, ki jih je treba obravnavati, če želimo, da konferenca uspe. Če se nameravate lotiti načrtovanja konferenc, morate upoštevati nekaj stvari.
Prvič, nikoli ne domnevajte, da zmorete vse podrobnosti sami. Pravzaprav je zelo verjetno, da brez pomoči ne boste mogli narediti popolnega seznama vsega, kar je treba urediti. Iz tega razloga bi morala biti vaša prva naloga načrtovalca konferenc sestaviti načrtovalni odbor. Običajno zadošča skupina petih do šestih posameznikov, da sestavi letno konferenco za od sto do petsto udeležencev. Odbor kot celota bo veliko bolj verjetno pokrival vse podlage in omogočal, da se vsak ključni vidik srečanja obravnava vnaprej.
Poleg tega, da sestavite svojo komisijo, je izjemno pomembno, da začnete s pripravami čim prej. Res ni pomembno, če je do poslovne konference osem mesecev. Strokovnjaki za načrtovanje konferenc pogosto začnejo delati na prihajajočem dogodku deset do enajst mesecev vnaprej. Kot prednost boste imeli več časa za primerjavo cen na različnih konferenčnih prizoriščih, raziskovanje in pogajanje o boljših hotelskih cenah za udeležence, prav tako pa boste imeli več časa za iskanje pravih govornikov za dogodek.
Prepričajte se, da ima vsak član odbora posebne naloge, ki jih mora opraviti. Vsaka naloga mora biti prednostna in imeti določen datum dostave. Načrtovanje konference pogosto vključuje razporeditev nalog v logičnem zaporedju, tako da se ukrepi, ki jih je treba izvesti, preden se obravnavajo drugi predmeti, zaključijo pravočasno. Ker je vsak član odbora odgovoren za določen sklop točk, ki jih je treba dokončati pred naslednjim sestankom, je manj možnosti, da bi bil preobremenjen z nalogami, saj se približujejo datumi dogodka.
Vedno prejmite obveznosti v pisni obliki. Želite pisno potrdilo hotela, da bodo vaši udeleženci med udeležbo na dogodku prejeli določeno dnevno ceno. Pridobite tudi dokumentirane in podrobne informacije o tem, kaj bo hotel nudil v zvezi s konferenčnimi sobami in zbirnimi dvoranami za govore, večerje in predavanja, ki jih ponuja med konferenco. Enako velja za vse posebne letalske ali železniške cene, ki jih zagotovite za udeležence. Ne samo, da vam bo to dalo mir, temveč tudi olajša pregled napredka, ki je bil dosežen na vsakem od sestankov odbora za načrtovanje, in ohranite natančno sliko o tem, kaj je še treba storiti.
Razstavljavcem za dogodek vnaprej zagotovite podrobna navodila in smernice. Pripravite preprosto shemo, ki označuje, kje je mogoče postaviti posamezno razstavno stojnico na konferenčni ali razstavni dvorani, skupaj z informacijami o tem, kam vnaprej odpremiti materiale za stojnice in kje jih prevzeti na dan, ko prispejo na postavitev razstave. To bo vsem, vključno z odborom za načrtovanje konference, prihranilo veliko preglavic na predvečer dogodka.
Še zadnji nasvet pri načrtovanju konference je pričakovati nepričakovano. Ne glede na to, kako temeljito bo vaš odbor načrtoval dogodek, bo vedno prišlo do neke vrste kolcanja. Zvočnik bo zbolel in se bo moral umakniti, ali pa bo hotel po nesreči preobremenil eno od banketnih sob. Če želite ugotoviti nekaj najpogostejših težav v zadnjem trenutku, ki bi se lahko pojavile, se osredotočite na kolektivne izkušnje vašega odbora in se vnaprej odločite, kako jih učinkovito obravnavati.
Ko je načrtovanje konference opravljeno učinkovito, je za organizacijo razmeroma enostavno gostiti konferenco in enako enostavno za zainteresirane strani, da se udeležijo konference. Vaš cilj je res dvojne narave. Želite, da je potek konference čim bolj enakomeren. Hkrati pa želite zagotoviti, da se lahko vse nepredvidene težave odpravijo hitro in učinkovito. Z vnaprejšnjim načrtovanjem, prenosom nalog na sposoben odbor in logično obdelavo akcijskih elementov boste zagotovo ohranili proces načrtovanja konference obvladljiv in na koncu zelo uspešen.