Urad ali oddelek za nabavo je običajno organiziran znotraj finančnega portfelja velikega podjetja ali organizacije. Za nabavo se uporabljata dve organizacijski strukturi: centralizirana in specifična za obrat. V centralizirani nabavni pisarni vse zahteve za nakupe in aktivnosti upravlja centralna upravna skupina. V strukturi, specifični za obrat, ima vsak fizični objekt svojo nabavno pisarno.
Znotraj centraliziranega javnega naročanja je običajno pet vlog: kupec, uradnik za nabavo, vodja nabave, direktor in analitik nabave. Vseh pet članov nabavne skupine zagotavlja storitve vsakemu oddelku v organizacijski strukturi. Uporabniki oddelka lahko svoje zahteve za nakup oddajo elektronsko ali po telefonu, faksu ali e-pošti. Centralna nabavna pisarna je zasnovana tako, da obvladuje zahteve naročnika, hkrati pa zagotavlja skladnost z nabavno politiko.
Da bi se kvalificirali za delovno mesto v javnih naročilih, morajo vsi kandidati opraviti minimalno visokošolsko diplomo iz poslovanja ali nabave. Strokovno osebje za javna naročila ima običajno poklicno oznako, kot je Certified Procurement Professional (CPP). V centraliziranem modelu je kupec začetni položaj. Uradnik za javna naročila in analitik sta profesionalna položaja, pri čemer ima vodja nabave nadzorne odgovornosti. Direktor nabave določa strateško usmeritev in sodeluje v pogajanjih z visoko vrednostjo.
V strukturi, specifični za obrat, je najvišje uvrščena oseba v pisarni običajno vodja nabave. Vsak vodja nabave ima lahko enega ali dva uradnika za nabavo in več kupcev. Skupno število zaposlenih je odvisno od velikosti objekta in obsega nabave. Vodje nabave običajno poročajo glavnemu finančnemu direktorju ali kontrolorju v obratu ali objektu.
Ne glede na organizacijsko strukturo je primarna naloga nabavnega osebja najti najboljšo možno kombinacijo cene, kakovosti in storitve. Od vsakega člana pisarne se pričakuje, da zagotavlja storitve svoji skupini strank, razume zahteve in komunicira s skupnostjo dobaviteljev. Iskanje najboljših dobaviteljev in dokončanje naročila vključuje vrsto korakov, namenjenih zagotavljanju odprtega, pravičnega postopka.
Analiza nabave je predvsem osrednja funkcija in je lahko organizirana kot odgovornost finančnih storitev. Ta oseba ustvarja poročila za spremljanje dejavnosti porabe glede na pogodbe, splošno porabo in zagotavlja skladnost s politiko. Pri tej vlogi je pogosto potrebno dodatno usposabljanje na področju statistike in upravljanja podatkov. Ta poročila se običajno posredujejo višjemu vodstvu, tako za spremljanje dejanske porabe kot za spremljanje delovanja urada za javna naročila.
SmartAsset.