Primarni koncept javnih naročil je, da lahko velika organizacija z naprednim načrtovanjem, razporejanjem in skupinskim nakupovanjem prihrani denar in poveča učinkovitost vsakodnevnega poslovanja. Stopnja skladnosti s temi koncepti se zelo razlikuje na vseh ravneh vlade in včasih celo znotraj vladne agencije. Državna nabavna dejavnost ima velik vpliv na lokalno gospodarstvo zaradi velike velikosti in različnih vplivov.
V večino politik javnih naročil so vključeni štirje koraki: skupinski nakup, dostava pravočasno, dogovorjene cene v razsutem stanju in zmanjšani upravni stroški. Poleg teh postavk imajo vse vladne agencije in oddelki napisane politike in smernice za javna naročila, ki jih je treba upoštevati. Postopki v zvezi z izbiro ponudnikov, razpisne smernice za pogodbe z visoko vrednostjo v dolarju in plačilni pogoji so pogosto javni dokumenti. Drug vidik javnih naročil so pravila o poslovnih odnosih. Številne politike javnih naročil prepovedujejo sprejemanje daril od dobaviteljev in imajo stroga pravila glede pogostosti srečanj in lokacij.
Skupinski nakup je postopek združevanja skupnih potreb po virih za različne oddelke in ustvarjanja enega naročila. Oddelki se lahko fizično nahajajo na različnih mestih in imajo različne dobavne roke. Za izkoriščanje možnosti skupinskega nakupa sta potrebna koordinacija in sodelovanje. Velike vladne agencije lahko zahtevajo skladnost z nekaterimi nakupnimi pogodbami, običajno za široko uporabljene generične izdelke. Fotokopirni ali tiskarski papir je običajen izdelek za tovrstne pogodbe, saj so osnovne zahteve za izdelke enake za vse.
Dostava Just in time je tehnika upravljanja, pri kateri je dobavitelj odgovoren za zagotovitev, da so kupljene količine materiala pripravljene in na voljo za dostavo ob določenih datumih in urah. Ta vrsta zahteve za dostavo je običajno kombinirana s skupinskim nakupom, s čimer se zmanjšajo stroški skladiščenja za stranko. Slaba stran te vrste sporazuma je pomanjkanje prožnosti za reševanje izrednih razmer in zanašanje na dostavno omrežje.
Cene in pogajanja v velikem obsegu so zelo pomembna pri zaključku javnih naročil. Pogajanja običajno zaključi direktor nabave ali višji agent za nakupe v imenu velike agencije ali oddelka. Tu je mogoče doseči pravo vrednost za dolar in prihraniti denar davkoplačevalcev brez ogrožanja storitev.
Upravni stroški so stroški organizacije za celoten plačilni cikel naročila. To vključuje plače in stroške podpore za osebje za nabavo, obdelavo računov, izdelavo čekov in reševanje poizvedb pri prodajalcih. Številne vladne agencije imajo osrednji oddelek za javna naročila kot del programa za zmanjšanje stroškov. Takšna organizacijska struktura povečuje možnosti za kooperativno nakupovanje in spremljanje nabavne aktivnosti.
SmartAsset.