Potek dela je sestavljen iz stopenj, skozi katere gre podjetje ali zaposleni, da bi svojim strankam ponudil izdelek ali storitev. Avtomatiziran potek dela je, ko te faze pomagajo računalniki ali drugi stroji. Za avtomatizacijo procesa dela je treba najprej razčleniti korake, ki so vključeni v proces. Potem ko podjetje trdno razume vsak korak procesa delovnega toka, ustvarjanje avtomatiziranega poteka dela vključuje vnos procesa delovnega toka v programsko opremo za upravljanje delovnega toka, ki nato avtomatizira proces.
Glavne prednosti avtomatiziranega poteka dela so, da zaposlenim prihrani delovni čas in tako prihrani denar podjetja. Programska oprema za avtomatiziran potek dela ima zmožnosti poročanja, tako da lahko podjetje ugotovi, kdaj potrebuje dodatne člane osebja za obvladovanje delovne obremenitve ali kdaj ima podjetje več zaposlenih, kot jih potrebuje. Avtomatiziran potek dela odpravlja ročne postopke vnosa podatkov ali predaje datoteke naslednji osebi, ki mora delati z datoteko. Namesto tega, ko je prva naloga končana, avtomatizirani sistemi delovnega toka opozorijo naslednjo osebo na naslednjo nalogo in vsi, ki so vključeni v proces, imajo dostop do istih informacij.
Eden od primerov avtomatiziranega poteka dela v uporabi je bolnišnica. Pri avtomatiziranem poteku dela, ko receptor v čakalnici preveri pacienta v sistem, prejme medicinska sestra na računalnik opozorilo, da pacient čaka in v kateri sobi. Po tem, ko medicinska sestra zbere podatke od pacienta in jih vnese v računalnik, prejme zdravnik opozorilo o pacientu in v kateri sobi pacient čaka. Ko medicinska sestra in zdravnik vneseta informacije, avtomatiziran potek dela podatke generira nazaj receptorju, ki upravlja obremenitev pacientov.
V tem primeru avtomatiziran potek dela prihrani osebje pred večkratnim vnašanjem podatkov o pacientu v računalniški sistem ali v kartoteko pacienta – ko receptor pregleda pacienta, ko medicinska sestra vidi pacienta in znova, ko ga vidi zdravnik. S tem se skrajšajo čakalne dobe pacientov, saj se po tem, ko receptor ob prijavi vnese podatke o pacientu, informacije samodejno potisnejo v računalnik medicinske sestre in spet zdravniku, potem ko medicinska sestra vnese vse dodatne podatke o pacientu. Ta avtomatiziran potek dela zagotavlja bolnišnici večjo učinkovitost in ji na koncu omogoča boljšo oskrbo pacientov.
SmartAsset.