Zaupni uslužbenec je vsak posameznik, zaposlen v danem podjetju, ki ima dostop do lastniških informacij o razmerjih delodajalca z drugimi zaposlenimi v podjetju. Izvor izraza najdemo v zakonih zvezne države Kalifornije v Združenih državah, natančneje v Zakonu o razmerjih med delodajalcem in zaposlenim v visokem šolstvu ali HEERA, ki je bil sprejet leta 1984. Čeprav se ne uporablja v vsaki poslovni kulturi, so običajno zaposleni v katerem koli podjetju, ki ustreza osnovnemu profilu zaupnega uslužbenca, pri čemer so posamezniki, zaposleni na kadrovskem področju, eden najbolj očitnih primerov.
Odgovornosti zaupnega zaposlenega običajno vključujejo dostop do informacij, ki zaposlenim na splošno niso na voljo. Na primer, administrativni pomočnik vodje oddelka je lahko seznanjen z informacijami o nadzornikih, ki poročajo temu vodji oddelka, ki se ne delijo z drugimi oddelki ali celo z drugimi zaposlenimi v istem oddelku. Podobno je vodji projekta lahko omogočen dostop do podatkov o zaposlenih, izbranih za sodelovanje v projektni skupini, ki bi sicer ostali izključno v lasti kadrovske službe. Obseg podatkov, ki se delijo, je pogosto povezan z delom, čeprav so v nekaterih državah informacije lahko tudi osebne narave, zlasti kadar je varnost vprašanje.
Za vse podatke, ki so posredovani zaupnemu zaposlenemu, se šteje, da jih je treba vedeti. Uporaba informacij je pogosto omejena na posebne naloge, z navodili, da podatke delijo samo z drugimi, ki prav tako potrebujejo informacije za uspešno dokončanje dodeljenih nalog. Zaupni uslužbenec bo verjetno vedel veliko o čakajočih združitvah ali drugih ključnih dogodkih v življenju podjetja, preden bodo drugi zaposleni seznanjeni s temi dejavnostmi, in pričakuje se, da bo molčal, dokler se lastniki ne odločijo za javno objavo.
Ena najpomembnejših lastnosti, ki jih mora imeti vsak zaupni zaposleni, je sposobnost diskretnega upravljanja z lastniškimi informacijami in v skladu s politikami podjetja. To pomeni, da se pridobljeni podatki o enem članu delovne sile ne delijo z nikomer drugim, ki teh podatkov ne potrebuje za opravljanje svojih nalog. Nezaščita zasebnosti zaposlenih se šteje za kršitev zaupnosti in lahko povzroči takojšnjo odpoved. Glede na veljavne zakone, ki veljajo v določeni državi ali drugi jurisdikciji, je lahko uslužbenec, ki je delil lastniške podatke nepooblaščenim posameznikom, zaradi te kršitve prav tako predmet kazenskega ali civilnega tožbe.
SmartAsset.