Hranjenje podatkov je že dolgo pomembno za dobro počutje skoraj vseh vrst podjetij. V preteklih časih je to pomenilo vzdrževanje arhivov papirnatih dokumentov, ki jih je bilo mogoče pridobiti, kadar in po potrebi, in pogosto hraniti te evidence desetletja, preden jih zavržete. Danes je elektronsko hramba podatkov olajšala nalogo, kar je srečna okoliščina, saj je hramba dokumentov pomembnejša kot kdaj koli prej, če želi podjetje zaščititi svoje interese in interese svojih strank.
Obstaja več različnih vrst dokumentov, ki jih je treba vključiti v katero koli vrsto programa za hrambo podatkov. Vsa elektronska komunikacija, zlasti e-pošta in datoteke, zaščitene z geslom in drugi dokumenti, so bistvenega pomena za postopek hrambe. Skupaj z elektronsko korespondenco je treba ohraniti vse vrste sporazumov, pogodb ali drugih dokumentov, ki vključujejo pravne zahtevke podjetja ali zanj, tudi po tem, ko te dokumente nadomestijo novejše različice. Tako kot v preteklosti je treba učinkovito arhivirati tudi papirnate dokumente, kot so računi in evidence strank, vloge zaposlenih in vsebine kadrovskih kartotek ter zdravstveni podatki.
Eden najpomembnejših razlogov za ustvarjanje in vzdrževanje trdnega programa hrambe podatkov je pravna vprašanja. Preprosto povedano, vsak dokument, ki je povezan z poslovanjem podjetja, bi lahko vseboval informacije, ki bi podjetju pomagale v primeru tožbe. Shranjena dokumentacija olajša rekonstrukcijo relevantnih dogodkov in časovnic ter dokazovanje navedb uradnikov podjetja o tem, kaj so storili in kaj niso storili v zvezi s tem pravnim vprašanjem. Ob predpostavki, da je program hrambe podatkov temeljit, bi lahko učinkovito arhiviranje dokumentov podjetju prihranilo veliko časa in denarja s kakršnimi koli pravnimi postopki, vključno z vprašanji v zvezi z davki, incidenti, ki vključujejo zaposlene, ali pogodbami s strankami.
Poleg zagotavljanja informacij, ki bi lahko bile ključne pri reševanju pravnega vprašanja, dobre navade hrambe podatkov ponujajo tudi možnost zagotavljanja vrhunske podpore strankam. Sposobnost sledenja dogodkom, ki so se zgodili pred leti z določeno stranko, lahko utre pot za obvladovanje težave, ki je danes v ospredju, ali morda daje navdih za kakšen nov izdelek ali storitev, ki je lahko privlačna za več kot eno stranko. Zmožnost sestavljanja poročil iz arhiviranih podatkov lahko omogoči prepoznavanje trendov in sproži ideje, ki sicer nikoli ne bi bile očitne. S tega vidika pri hrambi podatkov ne gre le za ustvarjanje in vzdrževanje evidence preteklosti, temveč tudi za ustvarjanje vira, ki lahko pomaga izboljšati obete podjetja v prihodnosti.
SmartAsset.