Administrativna vrednost je ocena pomena poslovne evidence za vsakodnevno poslovanje. Evidence, za katere se šteje, da imajo administrativno vrednost, se hranijo ali se redno uporabljajo pri poslovanju. Ta kategorizacija poslovnih evidenc vodi politiko hrambe dokumentov podjetja in ima lahko pravne posledice v različnih okoliščinah, na primer kot odgovor na zahtevo za odkritje med sodnim postopkom ali na podlagi davčne revizije.
Poslovni zapisi so življenjska sila poslovanja. Papirna sled transakcij je način, kako podjetje izpolnjuje svoje vladne obveznosti, da dokaže skladnost z zakonom. Podjetja morajo dokumentirati prodajo, da utemeljujejo plačilo dohodnine, kot tudi evidenco o statusu zaposlenih, da dokažejo upravičenost do dela in dokazujejo opravljene ure. Politike in postopki so običajno zavezani papirju, ki ustvari zgodovinski zapis sprememb politik skozi čas.
Te zahteve, skupaj z notranjimi potrebami in industrijskimi standardi, pomenijo, da je treba vsak zapis, ki ga izdela podjetje, oceniti glede njegove administrativne vrednosti. Podjetje določi, ali je evidenca nekaj, kar se mora ali mora hraniti določen čas, ali pa se lahko brez posledic uniči. Večja podjetja običajno vzpostavijo politiko hrambe dokumentov, ki zaposlenim pomaga določiti vrednost dokumentov, tako da so vrste poslovnih evidenc, ki se hranijo, enotne v celotnem podjetju.
Manjša podjetja redko oblikujejo formalno politiko hrambe dokumentov, vendar ni nič manj pomembna določitev administrativne vrednosti v okolju majhnega podjetja. Neustrezno vodenje evidenc lahko vsako podjetje ugasne. Na primer, podjetje, ki sklepa pogodbe o storitvah, običajno daje stranki pravico do revizije svojih evidenc dejavnosti na računu. Če se ne vodi ustrezna administrativna evidenca, lahko stranka zahteva vračilo opravljenih plačil. V okolju maloprodaje je lahko uspešna obramba tožbe zaradi zdrsa in padca odvisna od pisnih politik in postopkov, ki so jih zaposleni prejeli v okviru začetnega usposabljanja za delo.
Upravna vrednost igra tudi vlogo v javnem kontekstu zaradi nadzora in zgodovinskih namenov. Javnost se običajno zanima za vsakodnevno delovanje vladnih uradnikov in uradov, nekatere države pa imajo zakone, ki javnosti dajejo pravico do dostopa do vladnih evidenc, kot je zakon o svobodi informacij v ZDA. Ocena administrativne vrednosti pogosto določa, katere evidence je treba hraniti in kaj je mogoče razrezati ob spoštovanju zakona. Brez tega poudarka na vrednosti določenih poslovnih dokumentov bi bila izgubljena večina transakcijske zgodovine podjetij, agencij in organizacij.
SmartAsset.