Organiziranje dokumentov je pomemben vidik učinkovitega delovanja doma ali pisarne. Pomembna dokumentacija lahko postane breme, če ni pravilno shranjena, zato lahko uporaba enega od številnih različnih načinov organizacije pripomore k nemotenemu delovanju sistema arhiviranja. Papirni in elektronski sistemi za shranjevanje sta dve najbolj priljubljeni metodi. Znotraj vsakega je veliko možnosti za organizacijo po abecednih standardih ali po pomembnosti. Poleg tega obstaja nekaj pravil o odstranjevanju dokumentov, ki pomagajo ohraniti kateri koli sistem organizacije datotek na obvladljivi ravni.
Najbolj tradicionalna metoda za organiziranje dokumentov je uporaba fizičnih map in kartotečnih omar. Ta sistem upravljanja z dokumenti omogoča shranjevanje velikih količin dokumentov in dokumentacije. Debele kartonske mape se napolnijo z dokumenti in nato položijo v omaro za kartoteke. Večina omar omogoča, da mape visijo iz niza kovinskih tirnic za hitro premikanje in reorganizacijo.
Sodobnejša rešitev za varno in stalno dostopno dokumentacijo je uporaba računalnikov. Ne glede na to, ali so dokumenti skenirani in shranjeni na spletu ali se uporablja programska oprema za organiziranje, to pomaga zmanjšati nered. Elektronsko organiziranje dokumentov postavi digitalno repliko pomembnih dokumentov na splet ali na trdi disk, tako da lahko do njih kadar koli hitro dostopate. To odpravlja potrebo po shranjevanju papirnatih datotek, ki lahko zavzamejo veliko prostora v vsakem domu ali pisarni.
Ne glede na to, ali so dokumenti shranjeni v elektronski ali fizični obliki, obstaja nekaj različnih metod, ki lahko preprečijo, da bi datoteke postale zmedena mešanica. Abecedno razvrščanje elektronskih in fizičnih datotek je preprost način organiziranja dokumentov, ki jih omogoča hitro iskanje. Organiziranje datotek po kategorijah je koristno tudi zato, ker delitev digitalnih in papirnatih map na »avto«, »hiša«, »davke« in različne poslovne kategorije povečuje učinkovitost. Druga metoda je razdelitev fizičnih datotek po pomembnosti, tako da če je treba dokumente odstraniti v nujnih primerih, so najbolj potrebni deli hitro na voljo.
Zavrževanje datotek je tudi odličen način za organiziranje dokumentov, saj preprečuje, da bi tako elektronski kot fizični zbirki datotek zavzeli preveč prostora. Splošno pravilo je, da je treba vse davčne dokumente hraniti najmanj tri leta. Šest let držite zapletene davčne dokumente, kot so revizijski podatki in dokumentacija samozaposlenih. Druge predmete pa je treba hraniti za vedno, kot so izkaznice socialne varnosti, rojstni listi in poročni listi.
SmartAsset.