Prednosti digitalnega sistema arhiviranja so številne in vključujejo nižje stroške za podjetje, koristi za okolje ter večjo enostavnost razvrščanja in iskanja ter premikanja dokumentov. Začetni postopek vzpostavitve digitalnega sistema arhiviranja je lahko nekoliko bolj zahteven, vendar številne pisarne ugotovijo, da je pisarna brez papirja ali celo pol-brezpapirna pisarna sčasoma koristna za podjetje. Še ena od prednosti digitalnega sistema arhiviranja, kot je ta, je ta, da omogoča pisarni delovanje v manjšem okolju, saj za shranjevanje dokumentov v papirni zbirni sistem ni potrebno veliko prostora.
Digitalni sistem arhiviranja, v katerem se papirni dokumenti bodisi skenirajo v računalnik ali preprosto ustvarijo na računalniku, je mogoče vzpostaviti v številnih različnih pisarniških okoljih. Dokumente lahko po potrebi natisnemo, na primer po pošti stranki, v nasprotnem primeru pa lahko pisarniški uslužbenci dostopajo do dokumentov na računalniku, ne da bi jim bilo treba odlagati papir. Zmanjšanje uporabe papirja in tiskalnika lahko podjetju prihrani veliko denarja. Poleg tega je veliko bolj koristna za okolje; tudi če pisarna večino papirja reciklira, proizvodnja papirja še vedno škoduje okolju.
Shranjevanje digitalnega arhivskega sistema poteka v celoti na trdih diskih. To omogoča shranjevanje na tisoče dokumentov na enem majhnem območju in prihrani dragocen pisarniški prostor. Trdi diski se še naprej povečujejo v velikosti pomnilnika, medtem ko se fizična velikost zmanjšuje, kar je še ena prednost. Poleg tega je mogoče kopije dokumentov varnostno kopirati na številne druge trde diske na ločenih mestih zaradi varnosti in jih je mogoče narediti bolj varne z uporabo orodij, kot so gesla in šifriranje. Iskanje in pridobivanje dokumentov postane veliko lažje.
Iskanje na trdem disku običajno traja največ nekaj minut. Do dokumenta lahko nato enostavno dostopate in ga po potrebi spremenite, pošljete po e-pošti ali natisnete. Nekatera podjetja ugotovijo, da ne morejo ostati popolnoma brez papirja, vendar lahko celo zmanjšanje porabe papirja, kot je uporaba digitalnega sistema arhiviranja za shranjevanje novejših dokumentov, spremeni. Pisarne, ki želijo uvesti sistem digitalnega arhiviranja, bodo morale dobiti dodatna orodja, kot so skenerji, in lahko traja precej časa za pretvorbo dokumentov v digitalne obrazce, ko pa je sistem nastavljen, ga postane razmeroma enostavno vzdrževati.
SmartAsset.