Velike organizacije običajno uporabljajo skupino osebja kot način za opredelitev različnih vrst zaposlenih. Razvoj tega izraza je tesno povezan s prevzemom kadrovskih informacijskih sistemov (HRIS), ki so revolucionirali kadrovske poslovne procese v številnih podjetjih. Kadrovska skupina se uporablja za zadovoljevanje treh vozniških potreb: ustvarjanje metode identifikacije zaposlenih, ki imajo določene skupne funkcije, omogoča lažje vzdrževanje in testiranje ter spremljanje dejavnosti po skupinah.
Pri definiranju kadrovske skupine je to najlažje narediti s pregledom organizacijske strukture na visoki ravni. Sindikalne skupine so enostavne za začetek, saj bodo znotraj sindikalne skupine vsi zaposleni imeli skupne posebne pogoje zaposlovanja. To lahko vključuje pravico do dopusta, pravila za izračun nadur, sindikalne dajatve in zahteve glede delovne dobe.
Nomenklatura, ki se uporablja za opredelitev kadrovske skupine, se razlikuje in glede na uporabljeno programsko opremo za kadre so lahko omejitve glede števila znakov. Običajno večina organizacij uporablja akronim za sindikat ali opis primarnega položaja za identifikacijo kadrovskih skupin. Čeprav je mogoče uporabiti številsko zaporedje, lahko hitro postane zelo zapleteno za kadrovsko osebje, arhitekte podatkov in druge ljudi, ki morajo s podatki manipulirati.
Ko je sindikalnim skupinam dodeljena edinstvena kadrovska skupina, je naslednja faza opredelitev skupin za preostale zaposlene. V ta namen se uporabljajo različne metodologije, odvisno od kompleksnosti organizacije. Oglejte si različna delovna mesta ali opise delovnih mest in ugotovite skupne značilnosti, ki pokrivajo več zaposlenih. Te skupne lastnosti bi morale biti postavke, za katere bo podjetje moralo ustvariti edinstvena poročila. Vodstveni delavci na podpredsedniku in višji ravni so pogosto združeni v eno kadrovsko skupino.
Izogibajte se ustvarjanju skupine osebja po lokaciji ali podobni strukturi poročanja. Te skupne značilnosti so že prepoznane s poštnim naslovom, kazalniki lokacije in številkami ali naslovom delovnih mest. Namesto tega poglejte eno stopnjo višje in se osredotočite na podobno upravičenost do programa ugodnosti ali delovna opravila.
Kadrovske skupine bi morale biti organizirane v strukturi, ki čim bolj posnema dejansko organizacijsko strukturo. Obstajati bi morale možnosti, ki omogočajo izvajanje poročil za različne veje organizacijske strukture, pri čemer se po potrebi združi več skupin osebja. Povzetka poročil so običajno programirana tako, da uporabljajo hierarhično strukturo za izpolnjevanje teh potreb in jih je mogoče vgraditi v zaslone za izbiro poročanja.
Pomembno je pravilno identificirati kadrovske skupine, saj se lahko vse spremembe skupnih lastnosti enkrat spremenijo in uporabijo za vse zaposlene v tej skupini. Na primer, če je vse sindikalizirano osebje upravičeno do letnega povišanja plače, se ta sprememba lahko uporabi za določeno skupino osebja. To močno poenostavi zahteve za programiranje, testiranje in komunikacijo.
SmartAsset.