Poročila o plačilu so uradni dokumenti podjetja, ki navajajo podatke o denarju, izplačanem vsakemu zaposlenemu. Podjetja so zakonsko zavezana pripraviti ta poročila, s posebnimi podatki o vsakem posebej. Najboljši nasveti za ustvarjanje poročil o plačilu vključujejo pregledovanje veljavnih zakonov o izplačevanju plač, vzpostavitev sistema za ustvarjanje podvojenih poročil in izvajanje rednih revizij za zagotavljanje skladnosti. Podjetja imajo pogosto dve vrsti plačilnih dokumentov. Eno gre zaposlenemu kot plačilni list, drugo pa ostane v internih dokumentih podjetja za potrebe evidence.
Trenutni zakoni o izplačevanju plač narekujejo, katere informacije podjetje predstavi na svojih plačilnih listih in poročilih o plačilu. To lahko vključuje informacije o davkih na izplačane plače, ugodnostih in zaplembah, odštetih od čekov zaposlenega. Druge informacije lahko vključujejo datume obračunskega obdobja ali ločene zneske za plačo, plače in nadure. Te informacije pogosto prihajajo iz pravil ali drugih predpisov nacionalnih, regionalnih ali lokalnih vlad.
Za vzdrževanje plačilnih poročil je običajno potreben sistem. Podjetja pogosto pripravljajo ta poročila vsaj enkrat na mesec, zato uporaba sistema zagotavlja, da so informacijska poročila nespremenjena. Ta sistem tudi zagotavlja, da podjetje iz obdobja v obdobje ne izpusti nobenih informacij. Programska oprema za obračun plač je bolj razširjena v podjetjih, kar jim daje možnosti za ustvarjanje in vzdrževanje sistema. Uporaba programske opreme za obračun plač omogoča tudi centraliziran sistem poročanja, v katerem lahko ena lokacija obdeluje celotna poročila o plačilih podjetja.
Revizije so običajno potrebne za zagotovitev, da podjetje upošteva vsa zunanja in notranja pravila za obračun plač. V večini primerov lahko podjetje v svojih poročilih o plačilih in sistemu uporabi dve vrsti revizije: notranjo in zunanjo. Notranje revizije uporabljajo lastne zaposlene v podjetju za pregled plačilnega sistema. Ta revizija je samo za namene upravljanja. Druga vrsta revizije, zunanja, zahteva uporabo tretjega podjetja in je namenjena predvsem deležnikom zunaj podjetja.
Upoštevanje najboljših nasvetov za poročila o plačah je običajno stalen proces. Spremenili se bodo zakoni in predpisi, ki bodo od podjetja zahtevali, da spremeni svoj sistem za poročila in revizije. Na primer, javna podjetja bodo morala pogosto vsako leto opraviti številne revizije. Sistem obračunavanja plač zahteva aktivno poročanje in upravljanje, zato lahko podjetje izbere določene ljudi, ki bodo nadzorovali ta sistem. Ti zaposleni bodo pogosto prihajali iz plačilnih in računovodskih oddelkov, ki temeljijo na ravni osebja in postopkih v podjetju.
SmartAsset.