Skladni dokumenti so v skladu z določili in pogoji, povezanimi z akreditivom, kar banki omogoča, da sprosti plačilo prodajalcu v imenu kupca. Akreditivi se uporabljajo v trgovinskih poslih, zlasti v mednarodnih, za olajšanje pretoka sredstev in nudijo določeno zaščito obema vpletenim stranema. Po pogojih, ko prodajalec odpremi blago kupcu in pripravi dokumentacijo, ga lahko predloži banki v plačilo. Banka te dokumente pregleda, da ugotovi, ali so skladni, in sprosti plačilo.
Ta postopek se začne z dogovorom med kupcem in prodajalcem, ki bo vključeval podroben opis blaga, ki se prodaja. To se uporablja pri generiranju akreditiva, tako da ima banka kaj primerjati z dokumenti, ki jih predloži prodajalec. Ko je dokumentacija sestavljena, mora biti popolna in mora ustrezati opisu naročila, ki ga je banki dal kupec. Neskladja lahko povzročijo zavrnitev in brez plačila za prodajalca.
Banke so pri pregledovanju dokumentacije zelo previdne, saj želijo kupcu zagotoviti, da za napačno pošiljko ne bo plačano. To lahko včasih povzroči zavrnitev iz relativno manjših razlogov. Na primer, naročilo tekstila lahko barvo tkanine v dokumentih, poslanih banki, opiše kot »losos«, medtem ko jo prodajalec opisuje kot »roza«. Banka se lahko odloči, da naročilo ni več skladno, in zadrži plačilo.
Preden prodajalci banki pošljejo paket informacij, lahko preverijo, ali obstajajo odstopanja, zaradi katerih bi banka lahko zavrnila plačilo. Skladni dokumenti morajo natančno in pravilno opisovati pošiljko, brez ponarejanja. Prodajalci lahko preverijo izvirno prodajno pogodbo, da se prepričajo, ali pošiljajo tisto, kar je kupec zahteval, in preverijo, ali obstajajo majhne različice, ki bi lahko povzročile težave pri obdelavi plačila. Če se banka odloči, da prodajalec ni predložil skladnih dokumentov, bo treba transakcijo ponovno obdelati.
Izraz “skladni dokumenti” se uporablja tudi na več drugih načinov. Potniki morajo hraniti ustrezne dokumente za prečkanje meje, na primer z vsemi potrebnimi lastnostmi za prehod na carinski pregled. Ti lahko vključujejo jasno fotografijo, podrobne demografske podatke ter ustrezne žige in zaznamke. Dokumenti bodo morda morali biti skladni s kodami in protokoli, ki jih je določila agencija, da bodo sprejeti za dejavnosti, kot je prijava za nepovratna sredstva.
SmartAsset.