Plačilni listi so običajno priloženi plačilu, ki povzemajo opravljene ure, stopnjo plače in morebitne zadržanje. Uporabne so za zagotavljanje pravilnega izračuna plače ter za sledenje dohodkov in odbitkov. Čeprav so lahko lističi o plačilu iz vsakega podjetja videti drugače, bi morali imeti enake osnovne informacije. Natančno mora odražati, koliko je zadržano od plače in zakaj. Tipični odtegljaji vključujejo plačila državnih in zveznih davkov, plačila Medicare in socialnega zavarovanja (v ZDA) ter prispevke v zavarovalne načrte ali zdravstvene varčevalne račune.
Izkaznice plač lahko poročajo tudi o razpoložljivem času bolniške ali dopusta, kar je dragoceno, ker zaposlenim omogoča spremljanje razpoložljivega osebnega ali bolniškega časa. Običajno vsebujejo tudi dnevnik zneska dohodka od leta do datuma in lahko celo navedejo stvari, kot so čas, opravljen v podjetju, ali opravljene ure v enem letu. Plačilni list bo poročal tudi o znesku, ki ga zaposleni prispeva k pokojninskemu načrtu, o ustreznih prispevkih delodajalca, prispevkih na zdravstveni varčevalni račun in odbitkih za zavarovalne premije.
Glede na dejstvo, da plačilne liste vsebujejo tako pomembne informacije o statusu zaposlenega, stopnji plače in odbitkih, se v zvezi z njimi pogosto postavlja eno vprašanje: kako dolgo jih je treba hraniti?
V večini okoliščin je treba plačilne liste hraniti, dokler ne vložite letne davčne napovedi. Medtem ko bi delodajalci morali zaposlenim dati izpisek o koncu leta do 31. januarja, je hranjenje plačilnih listov koristno za primerjavo zneskov glede točnosti. Večina strokovnjakov priporoča vodenje davčnih evidenc sedem let.
Pomembno je, da poskrbite, da se platnene liste pravilno odstranijo tako, da jih razrežete, saj jih je mogoče enostavno uporabiti za krajo pomembnih osebnih podatkov, vključno s stvarmi, kot sta številka socialnega zavarovanja in datum rojstva.
SmartAsset.