V pismu o odsotnosti je treba navesti razlog za opozorilo in natančne datume, ko je zaposleni zamudil delo. Če navedete želeni rezultat, zaposleni obvesti, da podjetje pričakuje, da se bo udeležba izboljšala. To opozorilo običajno pojasnjuje posledice ponavljajočih se neopravičenih odsotnosti z dela in vključuje komentar, ki nakazuje prepričanje, da je težavo mogoče rešiti. Pismo o odsotnosti bi lahko orisalo vprašanja v preteklosti podobne narave.
Nekatera podjetja imajo raje sestanek iz oči v oči z zaposlenim, ki manjka preveč dela, kot začetni korak, preden izide pismo o odsotnosti. Dajanje delavcu kopije njegove ali njene evidence prisotnosti dokumentira prekomerne odsotnosti in je lahko edini ukrep, ki je potreben za rešitev težave. Sestanek daje zaposlenemu tudi možnost, da razloži okoliščine na delovnem mestu ali v njegovem osebnem življenju, ki povzročajo odsotnost.
Pismo o odsotnosti delavcu včasih ponudi svetovanje ali ga prosi, da privoli v zdravniški pregled. To pismo naj ostane strokovno in ne vsebuje osebnih mnenj delavca. Navesti je treba razlog za pismo in morebitne posledice, če se udeležba na delu ne izboljša. Če pravilnik podjetja ureja udeležbo zaposlenih, se ta pravilnik lahko omeni v dopisu o odsotnosti z dela.
Če zaposleni brez razloga še vedno zamudi delo, je lahko drugo pismo napisano bolj strogo. Morda bo opazil prejšnja opozorila in pomanjkanje izboljšav pri stopnji prisotnosti zaposlenih. Grožnja odpovedi se na splošno pojavlja v tem pismu o odsotnosti. V tem opozorilu je treba jasno navesti dokaze o slabem obisku, skupaj s kakršnimi koli prizadevanji delodajalca za rešitev težave.
Ljudje zamudijo delo iz različnih razlogov, vključno z boleznijo in poškodbami. Ti pogoji so običajno zunaj nadzora delavca in so sprejeti kot legitimni razlogi za odsotnost. Nekatera podjetja od zdravnika zahtevajo dokazilo, če zdravstvene težave osebi preprečujejo, da bi šel na delo, še posebej, če odsotnost zajema daljše časovno obdobje. Kadar zaposleni pogosto zamudi delo iz razlogov, ki jih lahko nadzoruje, običajno zahteva postopen disciplinski ukrep.
Običajna odsotnost je lahko opredeljena v politiki podjetja, vendar na splošno vključuje enodnevne odsotnosti, ki se pogosto pojavljajo. Vodstvo običajno izračuna skupno število dni, ko se zaposleni ni pojavil v daljšem časovnem obdobju. To število lahko primerjamo s stopnjo prisotnosti drugih zaposlenih, da ugotovimo, ali so odsotnosti pretirane.
Končni ukrep, ki se običajno izvaja za obravnavo kronične odsotnosti z dela, je lahko odpovedno pismo. V tem pismu mora biti jasno navedeno, da zaposleni ni popravil svoje prisotnosti po opozorilih. Odpovedno pismo običajno zahteva od zaposlenega, da preda ključe, opremo, uniforme in katero koli drugo lastnino, ki pripada podjetju. Običajno vključuje datum začetka veljavnosti in rok za vračilo premoženja.
Odsotnost prizadene sodelavce na delovnem mestu, ki bi lahko pokrivali naloge, ki jih običajno opravljajo odsotni sodelavci. Če se to ponavlja večkrat, lahko povzroči zamero in vpliva na moralo. Finančni učinki lahko vključujejo plačilo nadur, da nekdo opravi delo, ki ga običajno opravlja odsotni zaposleni. Odsotnost z dela lahko vpliva tudi na produktivnost in moti urnike.
SmartAsset.