Konferenčne storitve vključujejo rezervacije konferenc, sestankov ali drugih dogodkov ter načrtovanje in zagotavljanje storitev, ki so potrebne za uspeh teh dogodkov. Konferenčne storitve se običajno imenujejo tudi upravljanje srečanj, upravljanje dogodkov, načrtovanje dogodkov ali trženje dogodkov. Vodje konferenčnih storitev imenujemo tudi načrtovalci srečanj ali dogodkov. Konferenčne storitve se razlikujejo glede na dogodek, običajno pa vključujejo načrtovanje proračuna, ureditev nastanitve, catering ter avdiovizualno opremo in podporo.
Obstajata dve široki kategoriji konferenčnih storitev: tiste, ki jih upravljajo notranji načrtovalci sestankov, in tiste, ki jih upravljajo načrtovalci tretjih oseb. Notranji načrtovalci srečanj so zaposleni v objektu, ki gosti dogodek. Običajno se kontakt skupine, član skupine, ki je zadolžen za vse potrebne dogovore, vnaprej odloči, kateri objekt bo uporabil za dogodek, in neposredno kontaktira njegove lastnike. Iz tega objekta se nato dodeli upravitelj konferenčnih storitev. Zunanja podjetja ali podjetja tretjih oseb se najamejo, če skupina nima izbranega določenega mesta. Kontaktna oseba skupine bo zagotovila seznam zahtev, podjetje za konferenčne storitve pa bo začelo predlagati ustrezne prostore in delovalo kot posrednik med skupino in lokacijami.
Konferenčne storitve, potrebne za vsak dogodek, vključujejo nastanitev in jedilnico. Iz tega razloga konference pogosto gostijo hoteli s konferenčnimi zmogljivostmi na kraju samem. Ti običajno vključujejo velike in majhne prostore za sestanke, računalniške laboratorije, plesno dvorano in avdio-vizualne zmogljivosti za zvočnike ali predstavitve. Obroke običajno skrbi oddelek za hrano in pijačo objekta. Vse te konferenčne storitve upravlja osebje na kraju samem, koordinira pa vodja konferenčnih storitev, ki poskrbi za vse potrebne dogovore, ko ga skupina obvesti o njihovih potrebah.
Upravljavci konferenčnih storitev tretjih oseb ponudijo predloge za kraj za konferenco, nato pa uskladijo vse dodatne storitve, če jih ta objekt ne ponuja, kot so gostinske in hotelske rezervacije. Ta vrsta načrtovanja konferenc je pogosta pri skupinah, ki so prevelike, da bi jih lahko namestil en sam hotel, ali pri skupinah, ki želijo, da jim tretja oseba pomaga pri pogajanjih o najboljši ceni. Konferenčne storitve vključujejo tudi načrtovanje kakršne koli rekreacije, ki si jo skupina med bivanjem zaželi.
Izbira konferenčnega prostora je najbolje doseči s preučitvijo potreb skupine in tega, kaj želijo doseči med dogodkom. Tipične konference vključujejo sejme, programe usposabljanja podjetij ali letne podelitve nagrad. Številni načrtovalci hotelskih konferenčnih storitev načrtujejo tudi poroke ali manjše družinske dogodke. Cilj najema strokovnjakov za konferenčne storitve je zagotoviti, da so izpolnjene vse potrebe skupine in da dogodek poteka gladko, ne da bi vam bilo treba skrbeti za podrobnosti.
SmartAsset.