Podjetja uporabljajo izraz “knjigovodski inventar” za opis količine zalog, ki bi morala biti na voljo v skladu z računovodskimi evidencami podjetja. Neskladja med knjižnim in dejanskim inventarjem je treba obračunati in odpraviti. Upravljanje zalog je velik problem za mnoga velika podjetja in trgovine, saj je težko slediti in nadzorovati velike zaloge. Za maloprodajne trgovine je lahko upravljanje zalog izjemno zahtevno, zahvaljujoč lahkim obiskovalcem.
Količine v knjigovodski zalogi se ugotavljajo s pomočjo računovodskih evidenc, ki kažejo, kdaj so bile zaloge kupljene in prodane. V maloprodajni trgovini te računovodske evidence vključujejo dohodne pošiljke zalog in dnevno prodajo prek registra. V skladiščih in veletrgovcih je zalogo knjig včasih lažje nadzorovati, saj je območje zalog zaprto za javnost, zaloge pa se običajno prodajajo v velikih serijah in ne v majhnih individualnih nakupih.
Različne programske opreme so zasnovane tako, da podjetjem pomagajo spremljati svoj knjižni inventar. Za trgovce na drobno so ti programi običajno povezani s sistemi prodajnih mest za registre, programi za prijavo zalog za odpremne prostore in drugimi programi za vodenje poslovanja. Vsak artikel, ki vstopi v podjetje, se preveri v računalniškem programu in ko artikel zapusti podjetje, se ponovno odjavi. Centraliziran programski program omogoča trgovinam, da takoj preverijo svoje priročne zaloge.
Poznavanje natančne količine zalog je pomembno iz več razlogov. Knjižni inventar se na primer uporablja za izračun vrednosti podjetja. Uporablja se tudi za določanje, kdaj je treba stvari preurediti in v kakšni količini. Zaposleni se zanašajo na inventar knjig, da jim povedo, ali je nekaj na zalogi ali ne, da ga lahko zagotovijo strankam ali naročijo, da bo na voljo. Knjigovodje običajno radi imajo tudi točna poročila o zalogah, saj v svojih finančnih poročilih uporabljajo zaloge in prodajne številke.
Številna podjetja imajo vzpostavljene sisteme za usklajevanje knjižnega in dejanskega inventarja. Nekatere maloprodajne trgovine porabijo na primer nekaj dni vsako leto za ročno štetje v zalogi. Bolj izpopolnjeni sistemi, kot so oznake RFID, se lahko uporabljajo tudi za sledenje gibanja zalog, zlasti v velikih skladiščih in ladijskih centrih. Zaposlene tudi spodbujamo, da prijavijo odstopanja, če jih opazijo.
SmartAsset.