Avtomatizirana tajnica je naprava, ki usmerja klice v pisarni. Te naprave pogosto uporabljajo mala podjetja kot način zagotavljanja osnovnega filtra med pisarno in neželenimi telefonskimi klici, kot so telemarketing ali napačne številke. Večja podjetja imajo pogosto resničnega sekretarja za opravljanje te funkcije, zaradi česar je avtomatizirana tajnica odveč. Ta izraz se pogosto uporablja kot sinonim za virtualno tajnico, vendar sta si v resnici zelo različna. Virtualna tajnica je dejanska oseba, samo ne tista, ki je prisotna v samem podjetju.
V večini primerov je avtomatizirana tajnica majhna škatla, ki se priključi na telefonsko linijo med telefonom in steno. Ko na linijo pokliče znana in odobrena številka, bo tajnica dovolila, da gre klic neposredno na telefon. Če kliče neodobrena, neznana ali omejena številka, jo avtomatizirana tajnica prestreže.
Na splošno prestrezanje te vrste pomeni, da se avtomatizirani sistem odzove na klic in od klicatelja zahteva osnovne informacije. Po prejemu odgovorov na svoja vprašanja bo naprava poklicala povezani telefon in te informacije posredovala prejemniku – ki ima nato možnost sprejeti klic. Če je številka znana kot slaba ali če prejemnik klic zavrne, bo klic namesto tega preusmerjen na glasovno pošto ali preprosto prekinjen.
Pogosta napaka je domneva, da sta virtualna in avtomatizirana tajnica ista stvar. Virtualna tajnica je neodvisen izvajalec, ki deluje kot tajnica z oddaljene lokacije. Običajno bodo imeli ti delavci domačo pisarno in opravljali skupno tajniško delo, pogosto za več različnih podjetij. Skupne naloge vključujejo odgovarjanje na telefon, prepisovanje posnetih pisem ali govorov in organizacijo potovanja.
Čeprav sta dve vrsti sekretarjev zelo različni, imata splošno metodologijo podobno. Z odstranitvijo prostora in stroškov tradicionalnega tajnika lahko podjetje deluje z veliko nižjimi režijskimi stroški. To podjetju omogoča, da deluje na ravni, kjer bi lahko šlo v stečaj po tradicionalnem sistemu. Poleg tega bo uporaba avtomatiziranih telefonskih funkcij virtualne tajnice pogosto omogočila, da bo podjetje videti večje in bolje organizirano.
V primeru virtualne tajnice dodatne ugodnosti prinaša zunanje izvajanje dela. En delavec lahko dela za več podjetij hkrati, namesto da bi bil prisiljen v eno samo delo s krajšim delovnim časom. Poleg tega delo od doma omogoča ljudem z majhnimi otroki, invalidnostmi ali nepredvidljivimi urniki, da nadaljujejo z delom v delovni sili.
SmartAsset.