Različne vrste orodij za upravljanje opravil uporabljajo različne pristope za učinkovito in uspešno upravljanje časa in nalog v panogah, kot so inženiring, tehnologija, računovodstvo in mnoge druge. Najboljša orodja uporabljajo nekaj preprostih, a bistvenih funkcij: pregled projekta ali naloge v realnem času, enostavno sodelovanje med vsemi ustreznimi stranmi, enostavno posodabljanje in sledenje tako uporabljenim kot tistim, ki so na voljo. Orodja za upravljanje opravil bi morala zagotavljati tudi enostaven dostop, racionalizacijo opravil in večlokacijsko upravljanje projektov. Različne vrste orodij so lahko zgrajene glede na različne potrebe po upravljanju nalog in časa v določeni panogi ali na podlagi same metodologije upravljanja nalog.
Korporacije in mala podjetja morajo imeti možnost upravljati ekipe, ki so lahko razporejene po vsem svetu in delajo v različnih časovnih pasovih. Sposobnost orodij za upravljanje nalog, da v realnem času zagotovijo podroben pogled na vse vidike določenega projekta ali niza nalog, je ključnega pomena za uspeh podjetja. Na primer, proizvajalec laserskih žarkov ima lahko glavno pisarno v Teksasu, prodajne zastopnike v številnih državah in proizvodni obrat v Tajpeju. Če predsednik ali celo najmlajši zaposleni zahteva dostop do podrobnosti določenega projekta, lahko spletna orodja za upravljanje opravil to zagotovijo v realnem času.
Nekatere vrste orodij za upravljanje opravil so zasnovane tako, da se osredotočajo na zadovoljevanje potrebe po sodelovanju. Ta orodja za upravljanje opravil omogočajo uporabnikom, da se osredotočijo na in upravljajo svoja opravila ter shranijo ali varno shranijo vse povezane dokumente, povezane z opravili, zapiske sestankov in skupinske razprave. Združevanje številnih nalog v različne skupine skupaj s povezanimi informacijami in dokumenti omogoča učinkovitejše timsko sodelovanje. V kontekstu globalnega poslovnega okolja je timsko sodelovanje v realnem času med vsemi vpletenimi stranmi, ne glede na njihovo fizično lokacijo, ključnega pomena in omogoča podjetju ali organizaciji, da hitreje opravi različne projektne naloge in ustvari več dobička.
Orodja za upravljanje opravil lahko temeljijo tudi na pomembnosti zagotavljanja statusa opravila in posodobitev projekta. Te aplikacije so zasnovane za obvladovanje napredka določenega projekta ali niza nalog. Nekateri člani, vključeni v določen projekt, morda niso vključeni v vse projekte, v katerih deluje podjetje ali organizacija. Ta vrsta orodja za upravljanje opravil ločuje, organizira in obvešča ustrezne vpletene strani. Vodja projekta bo moral biti obveščen o vseh projektih, ki so pod njegovim neposrednim nadzorom, medtem ko bo delavec na nižji ravni morda potreboval samo posodobitve statusa za projekt, s katerim sodeluje. Te vrste orodij za upravljanje opravil lahko tudi samodejno posodabljajo ustrezne strani prek e-pošte, besedila ali drugih sredstev digitalne komunikacije.
SmartAsset.