Motor delovnega toka je računalniška različica diagrama procesa. Kot bi narisali grafikon, ki ponazarja korake, ki jih je treba izvesti za dokončanje delovne naloge ali dejavnosti, je motor delovnega toka način, kako računalnik sledi korakom delovnega procesa. Podjetja običajno uporabljajo motorje delovnega toka za avtomatizacijo delovnih procesov.
Na primer, če podjetje prodaja določen izdelek, bi posameznik v podjetju načrtoval korake prodajnega procesa in postopek se lahko začne, ko stranka prejme neposredno pošto od podjetja. Naslednji postopek bi bil, da prejemnik pokliče, da dobi več informacij. Nato bi prodajni zastopnik stranko poklical nazaj ali se pogovoril s stranko v času klica. Naslednji korak je, da stranka odda naročilo ali obišče spletno mesto podjetja, da odda naročilo, zadnji del postopka pa je lahko, ko podjetje stranki pošlje kupon za popust pri njegovem naslednjem nakupu. Te informacije bi bile vnesene v motor delovnega toka, da bi avtomatizirali dodeljevanje nalog različnim zaposlenim v podjetju ali opozorili enega zaposlenega na naslednje korake, ki jih je treba izvesti.
Ti zaposleni ne uporabljajo mehanizma delovnega toka, temveč programsko opremo, ki je združljiva z motorjem delovnega toka. Pri ustvarjanju motorja delovnega toka bi sodeloval računalniški programer in oblikovalec procesov. Ker računalniški programer razvija motor delovnega toka, je poudarek na tem, kako potekajo koraki v procesu. Oblikovalec procesov, ki sodeluje pri ustvarjanju motorja delovnega toka, se ukvarja z naslednjim korakom ali s tem, kaj se zgodi kot rezultat prejšnjega koraka.
Običajno je oblikovalec procesov nekdo, ki dela v podjetju, na primer vodja razvoja ali poslovni analitik. Glavni namen motorja delovnega toka je avtomatizirati procese in pospešiti proces. Na primer, v situaciji, ko gre za prodajni proces, je končni cilj uporabe motorja delovnega toka pospešiti proces od trenutka, ko potencialna stranka izve za izdelek ali storitev, do trenutka, ko je opravljen nakup.
SmartAsset.