Programska oprema za organizatorje potovanj je narejena za pomoč turističnim agencijam pri organiziranju svojih poslovnih prizadevanj in učinkovitem služenju strankam. Opazovanje prodaje je ključnega pomena za posel potovanj, saj tako organizatorji potovanj vedo, katera potovanja so priljubljena in katera ne. Najboljša programska oprema organizatorja potovanj bo verjetno imela funkcijo za preprečevanje prevelikih rezervacij, ki lahko pomaga zagotoviti, da strankam ne povzročajo nevšečnosti zaradi prezasedene ture. Potovalne agencije potrebujejo trženje, da bi stranke zanimale za potovanja ali izlete, programska oprema organizatorjev potovanj s specializiranimi marketinškimi orodji pa lahko pomaga pri trženjskih prizadevanjih. Stranke bodo pogosto imele vprašanja o izletih in neodgovor na ta vprašanja je lahko grozna poslovna poteza, zato je lahko programska oprema, ki pomaga pri komunikaciji, koristna.
Spremljanje prodaje je pomembno za vsako podjetje in pri turističnih agencijah operaterjem omogoča, da vedo, katera potovanja so priljubljena ali nepriljubljena. Če to vedo, lahko operaterji prihranijo denar, tako da odpravijo nepriljubljene izlete in morda celo zaslužijo, če se bolj osredotočijo na priljubljene izlete. Pridobivanje programske opreme organizatorja potovanj s sledenjem prodaje lahko agencijam prepreči drage napake.
Potovanje lahko sprejme le toliko ljudi, zahvaljujoč hotelskim in prevoznim omejitvam. Operaterji, ki niso previdni, lahko zlahka rezervirajo potovanje preveč. Ta napaka je draga, saj bodo stranke s preveliko rezervacijo verjetno jezne, ker ne morejo opraviti potovanja, ki so ga rezervirale in plačale. Stranke, ki svojega poslovanja ne bodo preusmerile v drugo potovalno agencijo, bodo verjetno pričakovale solidne popuste pri prihodnjih rezervacijah. Programska oprema organizatorja potovanj, ki vključuje funkcijo proti prekomernim rezervacijam, bo preprečila, da bi se to zgodilo, vendar je to morda nepotreben strošek, če ima agencija skrbne operaterje, ki lahko sami spremljajo rezervacije.
Tržna potovanja, zlasti v smeri specifičnih demografskih skupin, bodo agencijam pomagala pri prodaji. Večina programske opreme organizatorjev potovanj je opremljena s trženjskim orodjem. Na osnovni ravni bo to orodje prejšnjim strankam pošiljalo e-poštna sporočila o novih potovanjih. Napredna marketinška orodja omogočajo operaterjem, da tržijo samo strankam, ki jih zanima določeno potovanje; na primer, če se je stranka lani odpravila na potovanje v Brazilijo ali je pokazala zanimanje za obisk Brazilije, se bodo brazilske ture tržile tej stranki. Hkrati je novim operaterjem morda težko izbrati in učinkovito uporabiti nekatera napredna marketinška orodja.
Stranke imajo običajno nenehen tok vprašanj o izletih in potovanjih in neodgovarjanje na ta vprašanja je lahko slaba poslovna poteza. Programska oprema organizatorja potovanj mora priložiti komunikacijski modul, ki spremlja vso komunikacijo s spletnega mesta podjetja, e-pošto, faks in telefonske klice. Napredni komunikacijski sledilnik lahko podjetju pomaga odgovoriti na vsako vprašanje. Ljudje bi morali zagotoviti, da programska oprema deluje z vsemi komunikacijskimi kanali podjetja, preden se odločijo za programsko opremo za potovanja.
SmartAsset.