Če želite izbrati najboljši okvir za potek dela, je lahko dobra ideja, da najprej naredite seznam svojih potreb za potek dela. Ko ugotovite, katere funkcije programa delovnega toka vam lahko najbolj koristijo, se boste morda želeli seznaniti z različnimi vrstami programske opreme na trgu. Če morate določiti proračun, se verjetno omejite na brskanje po programih, ki ponujajo funkcije, ki jih potrebujete, in se prodajajo za razumno ceno. Mnogi strokovnjaki uporabljajo trgovinske vire in priporočila kolegov, da najdejo okvir delovnega toka, ki ima dober ugled.
Potek dela opisuje proces, skozi katerega poteka dokument, od njegove uvedbe v sistem do trenutka njegovega zaključka. V zavarovalniški industriji, na primer, lahko potek dela opisuje vrsto faz, skozi katere gre zahtevek. Postopek se lahko začne v trenutku, ko stranka vloži zahtevek in se konča, ko je zahtevek zavrnjen ali odobren. Okvir delovnega toka opisuje model ali temelj, ki vodi proces poteka dela.
Če želite izbrati najboljši okvir poteka dela, morate določiti, katere funkcije vam lahko najbolj koristijo. Dober prvi korak bi lahko bila analiza vašega trenutnega sistema delovnega toka. Določite, kje je mogoče procese izboljšati in kje so uspešni. Mnogi menedžerji se odločijo najeti svetovalce, ki lahko zagotovijo dragocene povratne informacije. Nekateri svetovalci lahko tudi obveščajo menedžerje o trenutnih trendih in tehnoloških prebojih, ki bi lahko vplivali na njihove odločitve.
Programska oprema, ki zagotavlja storitve poteka dela, se giblje od brezplačne do drage. Da bi olajšali postopek izbire okvira delovnega toka, bi bilo morda dobro ustvariti proračun. Brezplačna programska oprema je ponavadi odprtokodna in jo pogosto uporabljajo manjša podjetja z osnovnimi potrebami. Večja podjetja in podjetja s kompleksnimi zahtevami za potek dela imajo lahko koristi od dražje programske opreme, ki lahko podpira več uporabnikov in ki lahko ponuja številne napredne storitve.
Nekatere skupne značilnosti programske opreme okvira delovnega toka vključujejo e-poštne storitve, ki poenostavijo komunikacijo, in predloge dokumentov, ki lahko strokovnjakom v določenih panogah pomagajo prihraniti čas. Številni programi beležijo zapis o tem, kdo je prejel dokument in kdo ga je spremenil. Programi za panoge, v katerih je komunikacija s strankami primarni dejavnik, lahko vključujejo odjemalske vmesnike, ki jih stranke lahko uporabljajo.
Če ugotovite, da razmišljate o dveh programih za potek dela, ki se zdita precej podobna, bi bilo morda dobro uporabiti vire za trgovanje, kot so spletna mesta in periodične publikacije. Članki in ocene o okvirnih programih delovnega toka vam lahko pomagajo ugotoviti, katere vrste programske opreme se najpogosteje uporabljajo. Sejmi in priporočila kolegov so lahko tudi koristni viri.
SmartAsset.