Podjetja se pogosto odločijo za uporabo transkripcijskih storitev za pripravo pisnih prepisov pomembnih sestankov. Obstaja več dejavnikov, ki lahko vplivajo na stroške uporabe te vrste storitve, vključno z dolžino sestanka, formatom, ki je potreben za prepis, in časovnim okvirom, v katerem mora biti prepis dokončan in predložen. Ker se cene prepisov od enega ponudnika do drugega nekoliko razlikujejo, je pogosto dobro, da pridobite ponudbe iz več različnih storitev ter primerjate nabor možnosti in plačilnih pogojev, preden se odločite za enega samega ponudnika.
Eden od prvih premislekov pri določanju cen transkripcije je trajanje samega sestanka. Za te vrste storitev se uporablja več stopenj. Nekateri ponudniki uporabljajo obliko, ki zahteva pavšalno ceno na minuto na podlagi dejanskega trajanja sestanka, medtem ko lahko drugi zaračunajo fiksno tarifo za prvih 30 minut do ene ure, nato pa uporabijo drugačno strukturo cene za preostali čas. To pomeni, da bi si morale stranke vzeti čas za izračun približnih stroškov glede na dolžino samega sestanka, pri čemer bi uporabili katero koli formulo, ki jo zagotovi prepisovalec.
Druga pomembna točka pri določanju cen prepisa je oblika, v kateri bo prepis dostavljen. Danes ni nenavadno, da se pripravi elektronska kopija z uporabo ene od več različnih izbir v smislu formata za obdelavo besedil. Dokument je mogoče enostavno poslati stranki po e-pošti ali pa ga je mogoče naložiti na varno spletno mesto, kjer lahko stranka z lahkoto pridobi prepis. Če stranka zahteva, da se izpolnjen prepis naloži na CD-R in ena ali več kopij pošlje po pošti različnim kontaktnim osebam znotraj naročnikove organizacije, se lahko zaračunajo dodatni stroški. Običajno obstajajo pristojbine, povezane s pripravo, pošiljanjem in ravnanjem za vsak CDR, izdelan v ta namen.
Druge težave lahko vplivajo tudi na ceno prepisa. Zahtevanje prednostne obdelave prepisa, pri kateri stranka želi, da je prepis dokončan in vrnjen v krajšem časovnem obdobju, bo verjetno zahtevalo dodatno pristojbino neke vrste. Nenavadne težave, ki ovirajo postopek prepisa, kot je nekvaliteten zvočni posnetek sestanka, lahko pomenijo tudi odmero dodatnih honorarjev. Večina ponudnikov storitev bo vključila seznam dodatnih cen prepisov za različne storitve in zahteve, ki niso vključene v osnovne cene za delo. Pregled teh dodatnih stroškov in upoštevanje teh dodatnih stroškov bo bistveno olajšal primerjavo skupnih stroškov uporabe različnih storitev in stranki omogočil, da izbere tisto, ki je stroškovno najbolj učinkovita.
SmartAsset.