Vsako podjetje, ki sprejema naročila strank, mora imeti sistem za sledenje delovnih nalogov. Izvajanje tovrstnega sistema pomaga zagotoviti, da je delo končano in da nič ne pade skozi razpoke. Najboljši nasveti za sledenje delovnih nalogov so načrtovanje celotnega procesa delovnega naloga od začetka do konca, vzpostavitev sistemov za obdelavo vsakega od korakov v procesu in dodelitev odgovornosti posameznikom za vsak korak procesa sledenja delovnim nalogom in sistem. Nazadnje se mora podjetje odločiti, ali je boljša možnost sistem za sledenje ročnim delovnim nalogom ali programski program.
Za uporabo sistema za sledenje delovnih nalogov morajo lastnik podjetja in zaposleni porabiti čas za načrtovanje vsakega koraka v procesu. Na primer, če podjetje za montažo oken prejme telefonski klic stranke, da se dogovori za predračun, nato pa receptor to dodeli enemu od predstavnikov v koledarskem sistemu, sta to prva dva koraka v sistemu za sledenje naročilom. Vsak korak, ne glede na to, kako majhen, je treba skicirati kot del sistema za sledenje delovnih nalogov.
Ko je vsak od korakov znan, se lahko odločite, kako naj se vsak korak obravnava. Nekatera podjetja izberejo programski sistem, ki se povezuje z njihovim spletnim mestom, tako da lahko stranke načrtujejo svoje sestanke. Sistem avtomatsko dodeli delovni nalog zastopniku. Ko zastopnik odide dokončati delo, uporabi ročno napravo za prijavo napredka dela in strežnik podjetja se posodobi, da je delo končano, račun pa se ustvari in pošlje stranki.
Ne glede na to, ali je sistem avtomatiziran ali ročni, je treba posameznike dodeliti, da bodo odgovorni za vsak korak postopka delovnega naloga. Tudi sistem, ki je popolnoma avtomatiziran, ima težave in se delajo napake. Nekoga je treba dodeliti, da občasno preverja napredek sistema – pa naj bo to dnevno, tedensko, enkrat na mesec ali četrtletje.
Sisteme delovnih nalogov je treba tudi nenehno ocenjevati za načine, kako jih prilagoditi, da bi bili hitrejši in učinkovitejši. Po ocenjevanju se lahko ugotovi, da je korak mogoče odpraviti ali da je treba korak dodati sistemu za sledenje delovnih nalogov, da ga izboljšamo in naredimo najboljšega, kar je mogoče.
SmartAsset.