Upravljanje podatkovnih sredstev je praksa shranjevanja in organiziranja informacij, ki imajo vrednost za organizacijo. Institucije, kot so muzeji in knjižnice, lahko videoposnetke, besedila in zvočne posnetke štejejo za podatkovna sredstva. Podatkovna sredstva naj bi imela tudi podjetja, ki sestavljajo sezname informacij o strankah in evidence transakcij. Eden najboljših nasvetov za vadbo upravljanja podatkovnih sredstev je najti programsko opremo za upravljanje podatkov, ki ustreza potrebam vaše organizacije. Nato je lahko koristno razviti načrt za skrbno implementacijo novega sistema, ki lahko vključuje premikanje podatkov iz stare baze podatkov v novo in usposabljanje zaposlenih za uporabo vmesnikov.
Večina organizacij dela z digitalnimi sredstvi. Z drugimi besedami, namesto da bi vložile papirnate dokumente, organizacije shranjujejo najpomembnejše informacije v digitalnih oblikah. To omogoča upravljavcem podatkov, da ustvarijo varnostne kopije datotek in prihranijo prostor ter ustvarijo učinkovite postopke snemanja in pridobivanja podatkov.
Programska oprema za upravljanje podatkovnih sredstev je lahko od enostavne do zapletene. Nekatere najosnovnejše funkcije programske opreme podatkovnih sredstev omogočajo bolj gladek potek dela. V teh primerih lahko programska oprema uporabnikom omogoči premikanje podatkov iz enega oddelka v drugega. Dokument ali videoposnetek lahko ureja en uporabnik, ga shrani in prenese na drugega uporabnika, ki lahko izvede več urejanj.
Kompleksna programska oprema za upravljanje sredstev lahko vključuje glasovno ali optično prepoznavanje. Optično prepoznavanje je lahko uporabno za strokovnjake, ki morajo prešteti, kolikokrat je logotip ali slika uporabljena v video oglasu. Prepoznavanje glasu je lahko uporabno za upravljanje zvočnih posnetkov.
Preden izberete programsko opremo, bi lahko bil dober nasvet, da preučite poslovne modele in ugotovite, kateri koraki in viri so potrebni za optimizacijo delovnega poteka. Tako boste lažje razumeli, katere funkcije potrebujete. Kompleksnejša programska oprema je ponavadi dražja, čeprav lahko organizacija z izboljšanjem procesov zmanjša stroške, zaradi česar je dolgoročno bolj donosna izbira.
Strokovnjaki za upravljanje s podatki menijo, da je pogosta napaka mnogih upravljavcev premoženja ta, da poskušajo spremembe uvesti prehitro. Čeprav je lahko skušnjava takoj uvesti nov sistem, lahko to povzroči visoke stroške in neučinkovitost. Namesto tega bi bilo morda priporočljivo, da podatke počasi premikate iz starega sistema v novega. Prav tako bi bilo morda dobro uvesti eno funkcijo naenkrat.
S počasnim uvajanjem novega sistema za upravljanje podatkovnih sredstev imajo vodje tudi možnost, da usposobijo zaposlene za uporabo programskih vmesnikov. Ocenjevanje usposobljenosti uporabnikov pri uporabi programske opreme pred uradnim uradnikom novega sistema lahko zmanjša pojav napak na strani uporabnika. Skrbna implementacija daje upravljavcem tudi čas, da prepoznajo in odpravijo pomanjkljivosti v sistemu.
SmartAsset.