Tajnica je pomočnik, ki pomaga strokovnjakom pri opravljanju nalog, kot so odgovarjanje na telefone, opravljanje korespondence, vlaganje papirja in izvajanje nalog vnosa podatkov. V večini primerov so tajnice odlični komunikatorji, ki znajo sestaviti jasne, jedrnate beležke in komunicirati z obiskovalci pisarne. Številni strokovnjaki na različnih področjih so odvisni od svojih sekretarjev, ki skrbijo za red v svojih pisarnah, načrtujejo sestanke, zbirajo informacije in v mnogih primerih zagotavljajo, da so vsi pomembni dokumenti predloženi kolegom, strankam in regulativnim agencijam s popolnimi in točnimi informacijami. . Eden najpomembnejših nasvetov za najem tajnice je zagotoviti, da oglas za razpis za delovno mesto vsebuje popoln, podroben seznam kvalifikacij in delovnih zahtev. Nekateri drugi pomembni nasveti za najem tajnice so, da uporabite številne različne vire za iskanje kandidatov za zaposlitev, da vnaprej napišete vprašanja za razgovor in se zavedate, da je bolje sprejeti pametno odločitev kot hitro odločitev.
Nekateri strokovnjaki imajo to srečo, da najdejo tajnice, ki so jim jih priporočili kolegi. V teh primerih morda niti ne bo treba izpolnjevati zaposlitvenega oglasa. Največkrat pa je za najem tajnice potreben zaključek oglasa za razpis za delovno mesto. To je dokument, ki potencialnim kandidatom za zaposlitev pove, da strokovnjak išče pomočnika, in ki mora navesti tudi kvalifikacije, ki bi jih morali prosilci pridobiti pred oddajo življenjepisa.
Strokovnjak, ki najame tajnico za običajno poslovno pisarno, lahko navede le, da ima idealen pomočnik dolgoletne izkušnje s komunikacijo s poslovnimi strokovnjaki, izvajanjem vnosa podatkov ter uporabo programske opreme za načrtovanje in obračunavanje. Na bolj specializiranih področjih, na primer na področju prava in medicine, lahko najem tajnice zahteva, da strokovnjaki poznajo različne vrste certificiranja. Večina zdravnikov na primer najame tajnice, ki imajo usposabljanje in certifikate za vodenje zdravstvenih kartotek ali zdravstveno zaračunavanje in kodiranje na področjih, kjer je zavarovanje pomemben dejavnik.
Prav tako je pomembno, da obvestila o razpisu delovnih mest pošljete številnim različnim virom. Pri najemanju tajnice je dobro, da oglase oddate v lokalne časopise, spletna mesta in druge vire, ki jih uporabljajo posamezniki, ki morda iščejo delo na ustreznem področju. Odvetnik, na primer, lahko pošlje oglase za delo v lokalne centre za usposabljanje parapravnikov, medtem ko lahko zdravnik pošlje obvestila lokalnim programom zdravstvene uprave.
SmartAsset.