Za pridobitev diplomatskega potnega lista je na splošno potrebna prošnja, fotografije potnega lista in naročila ali izjava, ki opisuje potrebo po takšni dokumentaciji. V večini držav se ti dokumenti izdajo državnim uslužbencem in njihovim pooblaščenim vzdrževanim družinskim članom, ki potujejo ali so dodeljeni v tujino zaradi uradnih državnih opravil. Sponzorska organizacija ali vladna agencija običajno zahteva in prejme potni list posameznika. To so potni listi brez pristojbin in se lahko uporabljajo samo pri potovanju v tujino kot del imetnikovih uradnih dolžnosti.
Postopek prijave za diplomatski potni list se lahko razlikuje od države do države. Kandidati so na splošno zaposleni pri svojih vladah ali so ožji družinski člani ali pooblaščeni spremljevalci takega zaposlenega. Diplomatski potni listi se izdajo državnim uslužbencem, ki morajo zaradi opravljanja službenih dolžnosti potovati v tujino. Posledično bo postopek prijave pogosto vključeval razgovor z državnim sekretarjem ali agencijo za izdajo.
Kandidati pogosto začnejo postopek prijave z izpolnitvijo vloge za potni list. Lahko se zahtevajo tudi fotografije potnega lista ter dokazilo o državljanstvu in drugi identifikacijski dokumenti. Imetniki redko zaprosijo za potne liste in jih prejmejo kot posamezniki. Zahtevo običajno v imenu prosilca predloži vladna agencija, ki sponzorira, kot je vojska. V Združenih državah se lahko zahteve vložijo tudi prek zveznega kongresnega predstavnika prijavitelja.
Imeti diplomatski potni list ne zagotavlja ali zagotavlja diplomatske imunitete ali potovanja brez vizuma. Diplomatske imunitete ali svobode pred pregonom po zakonodaji države gostiteljice ne podeli matična država imetnika, temveč država gostiteljica. Ta privilegij je podeljen ob razumevanju, da bo imuniteta podeljena diplomatom države gostiteljice vzajemno. Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih zagotavlja pravni okvir za diplomatske odnose in jo je od leta 187 ratificiralo 2011 držav. Nekatere države pogodbe še niso ratificirale, druge pa priznavajo le nekatere določbe.
Posamezniki, ki imajo diplomatski potni list, in njihovi pooblaščeni vzdrževani družinski člani morajo običajno pridobiti diplomatske vizume, če potujejo po uradnem vladnem poslu. Tisti, ki potujejo kot turisti, na primer, ne potrebujejo diplomatskih vizumov. Diplomatski vizumi so običajno rezervirani za tiste, ki zastopajo svoje nacionalne vlade in ne za državo, pokrajino ali lokalne subjekte.
V večini primerov je treba diplomatske vizume pridobiti pred potovanjem in zahtevati razgovor s konzularnim uradnikom. Pogosto se opravijo tudi razgovori z vsemi pooblaščenimi vzdrževanci, spremljevalci ali zaposlenimi, ki bodo potovali z vladnim predstavnikom. Vojaško osebje se lahko v določenih okoliščinah, kot je vojaško usposabljanje, kvalificira tudi za diplomatske vizume.
Obstajajo spletna podjetja, ki trdijo, da lahko za visoko plačilo zagotovijo diplomatske potne liste in diplomatske sestanke. Na splošno ponujajo položaje in potne liste afriških in oceanskih držav. Nekateri obljubljajo, da bodo zagotovili veleposlaništvo ali druge položaje, kot so minister, konzul ali ataše.
Te storitve so običajno goljufive, ker diplomatska dokumentacija in imenovanja v agenciji za potne liste ne zahtevajo plačila za kvalificirane posameznike. Posamezniki ne potrebujejo in jim ne bi smeli izdati diplomatskih potnih listov ali vizumov, razen če je imetnik uradni državni uslužbenec, ki za potovanje potrebuje dokumentacijo za opravljanje svojih dolžnosti. Potovanje z diplomatskimi poverilnicami, pridobljenimi z goljufijo, lahko povzroči hude pravne kazni.