Način zavarovanja uradnega potnega lista je v veliki meri odvisen od zakonodaje jurisdikcije, ki je izdala. Različne države in države imajo svoje postopke za prijavo potnega lista; vendar obstaja več zahtev, ki ostajajo dokaj dosledne ne glede na trenutno lokacijo prosilca. V večini držav bodo morali posamezniki pripraviti več potrjenih uradnih dokumentov, da bi potrdili svojo identiteto, pa tudi potrdilo o uradni naravi svojih potovanj. Večina kandidatov, če ne vsi, se bodo morali tudi osebno pojaviti na oddelkih za zunanje zadeve ali potovanja svojih držav. Posamezniki, ki delajo na vladnih in vojaških položajih, bodo pogosto dobili pomoč pri pridobitvi uradnega potnega lista od svojih oddelkov.
Uradni potni list se izda posameznikom, ki morajo potovati zaradi opravljanja določenih storitev v državo; kot taki so ti dokumenti za prosilca pogosto izdani brezplačno, za razliko od običajnih turističnih potnih listov. Da bi se lahko prijavili za eno, se morajo posamezniki najprej prijaviti za nalogo, ki jo nadzoruje vlada, ki zahteva potovanje v tujino. To bi lahko med drugim vključevalo zdravstvene misije, diplomatski posel ali vojaško službo. Čeprav so nekatere od teh nalog odprte za prostovoljce iz javnosti, večina teh zahteva osebno pripadnost vladni agenciji.
Kandidati bodo potrebovali potrditev, da so njihova potovanja uradna. To je pogosto v obliki potrjenih dokumentov, ki jih izda državni uradnik. V nekaterih primerih bo zadostovala osebna izkaznica, ki jo je izdal državni organ; v drugih je za dovoljenje posameznika za prijavo dovolj neposreden telefonski klic iz pisarne v organ izdaje. Vendar so te priložnosti razmeroma redke, zato je uradna dokumentacija najboljše sredstvo za potrditev.
Preostali del postopka je običajno enak postopku za pridobitev običajnega turističnega potnega lista. Prosilci za uradni potni list bodo morali pripraviti številne dokumente, ki jih je izdala vlada, vključno z, vendar ne omejeno na, rojstnim listom, vozniškim dovoljenjem, ki ga je izdala država, in davčnim potrdilom. Potovalne agencije priporočajo, da prosilci pripravijo več kopij teh dokumentov, saj nekateri potovalni oddelki hranijo predložene datoteke.
Kandidati se bodo morali tudi dogovoriti za sestanek za morebitne osebne nastope. Nekateri oddelki bodo morda zahtevali prisotnost na razgovoru ali preprosto podpis potnega lista in poziranje za identifikacijsko fotografijo. Časi obdelave in dostave se razlikujejo glede na državo in lokacijo prosilca. Uradni potni list se lahko izda tudi zakoncu prosilca in morebitnim vzdrževanim družinskim članom, ki ga spremljajo, če je primerno. Posamezniki z uradnim potnim listom bi morali tudi zagotoviti, da imajo ustrezen vizum za svoje destinacije, saj sta za potovanje potrebna oba dokumenta.