Glasovni zapisovalniki so preproste naprave za snemanje zvoka, ki se uporabljajo v številnih poslovnih nastavitvah. Poznan tudi kot telefonski snemalnik, ga uporabljajo številne korporacije za beleženje in snemanje razprav med strankami in osebjem za pomoč strankam, prodajalci in potencialnimi strankami ter tudi kakršno koli telefonsko komunikacijo, ki jo želi korporacija. Sistemi za podporo v sili, policijske uprave in druge javne službe pogosto uporabljajo tudi snemalnike govora kot del osnovnega delovanja.
Obstajata dve osnovni zasnovi glasovnega zapisovalnika. Ena oblika je znana kot format snemanja v načinu vox. Ta pristop se pogosto uporablja za situacije nadzora, saj se postopek snemanja začne šele, ko oprema zajame zvok. Uporaba te vrste zapisovalnika glasov je pogosto prednostna, saj odpravlja potrebo po dolgih obdobjih tišine, ki so se morda zgodila med pogovori.
Druga možnost je dizajn brez voksa. To je najosnovnejša in najstarejša vrsta tehnologije beleženja glasov. Tukaj se začne postopek snemanja in se nadaljuje, dokler se postopek ne ustavi, bodisi ročno bodisi po vnaprej določenem času. Ker se ta metoda ne zanaša na glasovno aktivacijo za sprožitev postopka snemanja, ta vrsta opreme ustvari natančen zapis o tem, koliko časa je preteklo med aktivnimi pogovori.
Podjetja včasih uporabljajo zapisovalnik glasov kot del procesa usposabljanja za nove prodajalce ali osebje za pomoč strankam. Ker novozaposleni prevzame svoje odgovornosti, se lahko uporablja zapisovalnik za zagotovitev, da posameznik pri poslovanju s strankami ali bodočimi strankami upošteva politike in postopke podjetja. Podatki, pridobljeni iz posnetka, se lahko uporabijo za izboljšanje in izboljšanje uspešnosti zaposlenega v prvih nekaj mesecih zaposlitve, kar pomaga utrditi pozitivne navade v mislih zaposlenega.
Nič nenavadnega ni, da podjetje uporablja tudi opremo za beleženje glasov, kadar obstaja sum o neprofesionalnem vedenju zaposlenega. S to aplikacijo je mogoče ugotoviti, ali je potreben korektivni ukrep, ali zaposleni vzpostavi stike s sodelavci, strankami, prodajalci in drugimi, s katerimi se pogovarja med delovnim dnevom. Večina pogodb o zaposlenih obravnava vprašanje snemanja telefonskih pogovorov, delodajalcu pa daje pravico do spremljanja klicev tako pogosto, kot želi.
Glasovni zapisovalnik se lahko uporablja tudi za ustvarjanje trajnih zapisov besednih izmenjav, na primer, ko nekdo pokliče na linijo za pomoč v sili. V Združenih državah Amerike sistem 911 v večini delov države rutinsko beleži vsak dohodni klic v sistem. Ta previdnostni ukrep zelo olajša poznejši pregled podrobnosti klica, kar je lahko zelo koristno za organe pregona.
Številne države po svetu zahtevajo, da se vsi udeleženci telefonskega pogovora zavedajo, da je v uporabi zapisovalnik glasov. Čeprav se postopki razlikujejo, ni nenavadno, da avtomatizirana snemanja opozorijo kličoče, da obstaja možnost snemanja izmenjave, ali da telefonska oprema v rednih časovnih presledkih oddaja kratek pisk, s čimer klicatelju sporoči, da se pogovor snema. Ko klicatelj prejme obvestilo o uporabi zapisovalnika klicev, se odločitev, da ostane na liniji, obravnava kot implicitno soglasje za snemanje.