Ko gre za upravljanje informacij o zdravstvenem varstvu, zdravniki in laboratorijski tehniki uporabljajo različne metode za beleženje oskrbe pacientov in laboratorijskih zapiskov za kasnejšo uporabo v zdravstveni kartoteki. Ena od takih metod je uporaba C-telefona, ki je digitalna snemalna naprava, ki je na daljavo dostopna po telefonu za snemanje izgovorjenih besed. To je učinkovit način, da lahko zdravniki in drugi zdravstveni delavci varno beležijo informacije, tako da lahko do njih dostopajo prepisovalci in jih prenesejo v tiskane kopije prek opreme za narekovanje in prepisovanje.
C-telefon je dobil ime po načinu, kako se posneti zapiski prenašajo s telefona na digitalno snemalno napravo. Spojnik, ki je poseben kabel, ki povezuje telefonski sistem z digitalnim snemalnim sistemom, je tisto, od koder prihaja “C” v C-telefonu. Spojnik omogoča tudi zdravniku ali laboratorijskemu tehniku, da snema zapiske s pomočjo centraliziranega sistema za narekovanje v bolnišnici ali laboratoriju ali v zunanjem varnem telefonskem omrežju, ki ga upravlja služba za prepisovanje.
Delovanje C-telefona je pravzaprav precej preprosto. Zdravnik ali laboratorijski strokovnjak pokliče posebno številko, ki ga poveže s službo za narekovanje. Ko telefonska linija sprejme klic, običajno s posebno kodo, vtisnjeno v telefonsko tipkovnico, spojnik poveže telefonsko linijo z napravo za digitalno narekovanje in lahko vnesete izgovorjene zdravstvene opombe. Med klicem lahko klicatelj varnostno kopira, pregleda in izbriše dele digitalno shranjenih zapiskov. Ob zaključku klica klicatelj preprosto pritisne kodo, da konča snemalno sejo, ali prekine, da prekine povezavo.
Trenutno se C-telefoni upravljajo s pomočjo računalniškega sistema, ki lahko obravnava več telefonskih linij, ki prihajajo hkrati. Medtem ko je klicateljem lahko dodeljena posebna številka za klic ali koda, ki je edinstvena za njihov račun, drugi omogočajo, da pride do deset vrstic v en računalnik, ki shranjuje zapiske o primerih bolnikov v posameznih digitalnih datotekah. Te datoteke so varno shranjene na enem samem strežniku, do katerega lahko dostopa samo pooblaščeno osebje, na primer drugo medicinsko osebje ali prepisovalci.
Z rastjo tehnologije mobilnih telefonov postaja upravljanje zapisov na daljavo prek telefonov C najbolj priljubljena metoda za snemanje zapisov mnogih strokovnjakov v številnih panogah. Zdravniki radi uporabljajo ta sistem zaradi njegove priročnosti in učinkovitega načina beleženja oskrbe pacientov. Poleg tega lahko drugi strokovnjaki, kot so odvetniki, uradniki kazenskega pregona in splošni poslovni administratorji, uporabljajo neko obliko tehnologije C-phone pri snemanju sestankov, sodnih zaslišanj in zapiskov primerov za kasnejšo obdelavo s strani usposobljenih prepisovalcev.