Z več različnimi vrstami kopirnih strojev, ki so danes na trgu, je digitalni kopirni stroj pogosto najboljša izbira za poslovno uporabo. Digitalni kopirni stroj, zasnovan za delo na podlagi skeniranja dokumentov, proizvaja visokokakovosten natisnjen dokument, je pogosto lažji za vzdrževanje kot druge vrste kopirnih strojev in je lahko zelo stroškovno učinkovit za delovanje. Tukaj je nekaj prednosti pri izbiri digitalnega kopirnega stroja za delovno mesto namesto drugih vrst.
Številni kopirni stroji delujejo s starejšim postopkom, ki se včasih imenuje analogno kopiranje. V bistvu ta starejša metoda vključuje uporabo notranjega zrcala, ki kopira sliko glavnega dokumenta na boben. Z uporabo statične elektrike analogni kopirni stroj uporablja delce tonerja za ustvarjanje slike tega, kar se nahaja na bobnu, uporablja toplotni element za sušenje in pritrditev tonerja na svoje mesto, nato pa izdela kopijo na listu papirja.
Digitalni kopirni stroji delujejo nekoliko drugače. Dokument se digitalno skenira in shrani v pomnilnik. Laser se uporablja za vtiskovanje informacij na boben, nanese se toner in dokument se natisne. Ko je slika dokumenta varno v pomnilniku, večina oblik digitalnega kopirnega stroja omogoča, da se dokument natisne iz pomnilnika ali v nekaterih primerih elektronsko prenese na druge digitalne naprave, ki so sposobne sprejemati prenos.
Digitalni kopirni stroj ima več prednosti. Ena najpomembnejših je, da so številni digitalni kopirni stroji večnamenski. Lahko se izdelajo tiskane kopije izvirnika, elektronske kopije pa se lahko pošljejo na faks ali celo kot besedilo na e-poštni naslov. To lahko odpravi številne korake v komunikacijskem procesu za podjetje, ki upravlja več lokacij. To lahko tudi odpravi potrebo po pošiljanju tiskanih kopij dokumenta na več različnih fizičnih spletnih mest, tako znotraj oddelkov podjetja kot tudi zunaj fizične lokacije podjetja.
Nato digitalni kopirni stroj izdela vrhunsko kopijo glavnega dokumenta. Povečana kakovost tiska pomeni, da se kopije v bistvu ne bodo razlikovale od izvirnega dokumenta. To ni vedno tako pri drugih vrstah kopirnih strojev.
Nazadnje so stroški delovanja digitalnega kopirnega stroja nižji, še posebej, če se opravi veliko kopiranja. Več dejavnikov pomaga znižati stroške. Prvič, manj je gibljivih delov, ki jih je treba pokvariti. To pomeni, da se zmanjša možnost, da bi digitalni kopirni stroj potreboval delo. Poleg tega črnilo, ki se uporablja za digitalne kopirne stroje, običajno proizvede več kopij na kartušo kot analogni kopirni stroji. Medtem ko bo digitalni kopirni stroj na sprednji strani stal več kot druge vrste kopirnih strojev, bodo nižji stroški vsakodnevne uporabe kmalu nadomestili razliko v ceni in začeli dejansko prihraniti denar na dolgi rok.