V vsakem podjetju je en kos opreme, ki je v stalni vsakodnevni uporabi: fotokopirni stroj. Fotokopirni stroj je eden najbolje prodajanih pisarniških pripomočkov in do dneva, ko imamo pisarno brez papirja, bo tako. Dober fotokopirni stroj je lahko v pomoč vašemu podjetju na več načinov. Obstajajo številne kontrolne točke, na katere morate biti pozorni, ko razmišljate o tem, kateri fotokopirni stroj bo najbolje ustrezal vašim zahtevam.
Vrsta fotokopirnega stroja, ki ga boste potrebovali, je odvisna od količine in vrste kopiranja, ki ga opravljate vsak dan. Morda boste morali kopirati le majhno število dokumentov, kot so računi ali računi, ki jih je treba poslati, ali pa boste morda morali kopirati večje količine tiska, kot so poštni posnetki. Fotokopirni stroji so različnih velikosti in hitrosti kopiranja se razlikujejo, vendar ima večina kopirnih strojev nekaj osnovnih funkcij, ki so univerzalne.
Fotokopirni stroji uporabljajo svetlobne leče za podvajanje dokumentov; izvirna tehnologija je analogna, čeprav postajajo priljubljeni digitalni kopirni stroji. Digitalni fotokopirni stroji omogočajo uporabniku tiskanje barvnih kopij s pretvorbo vizualnih podatkov na izvirnem dokumentu v računalniško kodo. Računalniška koda nato programira laserski tiskalnik, ki ustvari končno kopijo.
Jasnost kopije je odvisna od ločljivosti fotokopirnega stroja. Ločljivost fotokopirnega stroja določa kakovost in ostrino slike. To se meri v pikah na palec (DPI). Fotokopirni stroji s 500 DPI imajo 500 x 500 pik na kvadratni palec. Številni kopirni stroji lahko ponudijo izjemno visoko ločljivost, vendar so uporabni le za ljudi, kot so oblikovalci, ki potrebujejo zelo podrobne odtise.
Število kopij, ki jih naredite vsak dan, bi moralo določati velikost fotokopirnega stroja, o katerem razmišljate. Če je vaš fotokopirni stroj v stalni uporabi vsak dan, potem si omislite kopirni stroj s pladnjem velike zmogljivosti. Ti večji pladnji lahko sprejmejo več kot 1,000 listov in so uporabni, da se izognete nenehnemu polnjenju kopirnega stroja. Večina kopirnih strojev sprejme do 1,000 listov, kar je dovolj za zmernega uporabnika.
Če vaše podjetje ustvarja dokumente, ki jih je treba vezati, bodite pozorni na funkcijo premikanja slike. To omogoča uporabniku, da prilagodi sliko za vezavo. Zavedati se morate tudi, da imajo nekateri stroji zmožnosti spenjanja in združevanja, ki jih lahko prilagodite za samodejno delovanje.
Druga točka, na katero morate biti pozorni, je funkcija strani na minuto. To določa, koliko strani vaš kopirni stroj natisne na minuto. Večje kot je število strani, hitrejša bo hitrost vašega kopirnega stroja. Če želite dokumente povečati ali pomanjšati, bodite pozorni na funkcije povečave/pomanjšanja in povečave.
Količina funkcij, ki jih ima fotokopirni stroj, se zelo razlikuje. Sodobni večnamenski fotokopirni stroji lahko delujejo tudi kot faksi, digitalne pomnilniške naprave in računalniški skenerji z informacijami, shranjenimi na trdem disku. Fotokopirni stroj je mogoče povezati z računalniškim omrežjem vaše pisarne, tako da lahko tiskate neposredno iz računalnika, ne da bi zapustili sedež. Najpomembnejša stvar, ki si jo je treba zapomniti, je velikost. Če imate majhno pisarno, se ne odločite za fotokopirni stroj industrijske velikosti, razen če želite, da deluje tudi kot vaša pisarniška miza.