Večino videokonferenčne tehnologije je mogoče organizirati v različne vrste strojne opreme, potrebne za videokonference, in programske opreme, ki se uporablja za vzpostavitev povezave med udeleženci. Standardna strojna oprema se začne z avdio in video opremo, potrebno za te vrste komunikacij, vključno s kamerami, mikrofoni in zvočniki. Druge potrebe po strojni opremi so splošnejše in vključujejo računalnike in monitorje, priključne naprave ali opremo za omrežja ter vse specializirane vhodne naprave, ki so morda potrebne. Tehnologija videokonferenc vključuje tudi programsko opremo, ki se uporablja za te vrste konferenc, običajno vključuje programe za vzpostavitev povezav med uporabniki in programsko opremo za urejanje videa ali zvoka.
Tehnologija videokonferenc se običajno nanaša na strojno in programsko opremo, ki se zahteva od uporabnikov, ki so del videokonference. Ena najpomembnejših komponent te vrste tehnologije je oprema, ki se uporablja za zajemanje zvoka in videa. To običajno vključuje eno ali več kamer in vsaj en mikrofon, ki so pogosto nastavljeni na različne načine, odvisno od števila govorcev na konferenci. Če številni posamezniki uporabljajo tehnologijo videokonferenc za skupno komunikacijo, potem vsak verjetno potrebuje mikrofon in morda potrebuje tudi kamero ali spletno kamero.
Na takšnih konferencah se uporablja tudi veliko druge videokonferenčne tehnologije, vključno z drugo strojno opremo. Vsaka oseba, ki gleda ali sodeluje v tovrstni konferenci, običajno potrebuje računalnik in zaslon. Običajno so potrebne tudi vhodne naprave, kot sta miška in tipkovnica, čeprav lahko nekateri sistemi uporabljajo bolj specializirano vhodno opremo. Vsa ta tehnologija videokonferenc je običajno povezana z omrežjem, da se uporabniku omogoči povezovanje z drugimi uporabniki in prejemanje podatkov, ki jih pošlje gostitelj.
Programska oprema je pomembna vrsta tehnologije videokonferenc. Uporabljajo se lahko različni programi, ki omogočajo posameznim članom konference, da se povežejo med seboj in komunicirajo. Ti programi lahko enemu gostitelju omogočijo zagotavljanje zvočne in video vsebine za druge stranke ali omogočijo več posameznikom, da se vsi vidijo in slišijo med komunikacijo v realnem času.
Nekatera tehnologija videokonferenc lahko vključuje tudi druge programe, ki se uporabljajo za ustvarjanje videokonferenc. Če je konferenca posneta in nato na spletu posredovana drugim, se lahko za ustvarjanje končne datoteke konference uporabi programska oprema za urejanje. Za dodajanje animacij ali informativne grafike video predstavitvi lahko uporabite tudi druge programe.