Izbira prave videokonferenčne opreme za vaše podjetje je naloga, ki zahteva strogo pozornost do podrobnosti. Ker so komponente te vrste sistema lahko drage, je treba paziti na ključne dejavnike, kot so kakovost ločljivosti konferenčnih monitorjev in zaslonov, jasnost zvoka videokonferenčnih telefonov, povezanih s sistemom, nabor ponujenih funkcij. za uporabo s strani udeležencev in moderatorjev ter težave pri upravljanju sistema. S skrbno primerjavo več različnih sistemov je mogoče kupiti pravo opremo in uživati v dosledni kakovosti uporabe videokonferenc več let.
Preden poskušate oceniti katero koli videokonferenčno opremo, je pomembno določiti, kaj želite v sistemu. Mnoga podjetja uporabljajo notranje sisteme, ki v bistvu uporabljajo nekaj centralne strojne opreme, nameščene na sedežu podjetja, ki pomaga podpirati uporabo drugih komponent na vsaki lokaciji v omrežju. Drugi se odločijo za samostojne sisteme, opažene na vsaki lokaciji, ki lahko delujejo neodvisno drug od drugega. Če je ideja vzpostaviti omrežje, ki vsaki lokaciji omogoča upravljanje lastnih konferenc, bo upoštevanje tega vplivalo na vrsto kupljene opreme.
Poleg prilagodljivosti pri uporabi bodo pomembni tudi dejavniki, povezani z dejansko izvedbo videokonference. Nekatera videokonferenčna oprema bo na primer omogočila moderatorju, da razdeli zaslon, da si ogleda vsako od prisotnih lokacij v eni konferenci hkrati, namesto da bi se moral ročno premikati z ene na drugo ali nastaviti sistem tako, da prikaže lokacijo, ki trenutno govori ali je aktivna na kakšen drug način. Naprednejši sistemi bodo moderatorju omogočili tudi vzpostavitev povezav z udeleženci, prinašanje teh lokacij v sestanek ali odklop lokacij iz sestanka, ko niso več potrebne. Funkcije, kot je izklop zvoka ali omogočanje moderatorju, da umakne eno ali dve lokaciji za zasebno konferenco, neodvisno od glavnega sestanka, je tudi druga funkcija, ki bi jo morda bilo vredno razmisliti.
Ko se sprejmejo odločitve o vrsti funkcij strojne in programske opreme, ki se štejejo za potrebne, se bo naloga lociranja najboljše videokonferenčne opreme osredotočila na iskanje sistemov, ki bodo primerni. To bo pogosto vključevalo sodelovanje s prodajnimi zastopniki za identifikacijo specifičnih sistemov in konfiguracij ter udeležbo na predstavitvah teh sistemov. Za razliko od nakupa drugih vrst poslovnih komunikacijskih sistemov je za sprejemanje premišljene odločitve nujno videti, kako se uporablja videokonferenčna oprema.
Ko najdete nekaj paketov videokonferenčne opreme, za katere se zdi, da ustrezajo vašim potrebam, si vzemite čas za primerjavo teh sistemov glede na kakovost, enostavnost uporabe, kakovost zvoka in slike ter skupne stroške, vključno z namestitvijo in vzdrževanjem. Če si vzamete čas za natančno preučitev vsakega od teh vidikov, boste lažje ugotovili, kateri sistem bo zagotavljal najvišjo raven storitev za najboljšo ceno, zaradi česar bo nakup stroškovno učinkovitejši. Vedno natančno preučite pogoje storitvene pogodbe in garancije ter si zagotovite najboljše možne pogoje. To bo pomagalo zmanjšati stroške lastništva in upravljanja videokonferenčne opreme, s čimer bo lažje ostati v okviru proračuna.