Načrtovalec dogodkov, znan tudi kot svetovalec ali koordinator dogodkov, je strokovnjak, ki je zadolžen za načrtovanje posebnega dogodka, sinhronizacijo in nadzor vseh podrobnosti. Večina ljudi izbere načrtovalca dogodkov za veliko afero, ki zahteva veliko usklajevanja, kot so poroka, velik rojstni dan ali poslovni dogodek. Medtem ko je najem načrtovalca dogodkov dodaten strošek, vam lahko dober strokovnjak pomaga načrtovati popolno zabavo glede na vaš proračun. Večina načrtovalcev dogodkov ima povezave s prodajalci in podjetji ter lahko pridobi posebne ponudbe, s čimer prihranite na tisoče dolarjev nad maloprodajno ceno.
Preden se odločite za načrtovalca dogodkov, je treba upoštevati več stvari. Prvi korak je, da upoštevate, koliko moči želite dati. Načrtovalec dogodkov lahko prevzame pasivno vlogo in ponuja samo zunanje vodenje, kar je odlična izbira, če želite, da nekdo drug opravi delo z nogami, vendar želite imeti zadnjo besedo pri pomembnih odločitvah. Načrtovalec dogodkov je lahko tudi pomočnik s polno storitvijo, ki upravlja vse od načrtovanja proračuna do nadzora na kraju samem.
Če želite poiskati načrtovalca dogodkov, se obrnite na lokalno gospodarsko zbornico ali poiščite na spletu seznam strokovnjakov, ki so na voljo v vašem mestu. Načrtovalci dogodkov včasih delajo z določenimi prizorišči, zato se pozanimajte, ali imajo lokalni klubi ali vodje restavracij koga, ki bi ga lahko priporočili. Fotografi in gostinci bi morali imeti tudi možnost priporočiti dobrega načrtovalca dogodkov, saj so morda videli strokovnjaka v akciji.
Ko imate seznam potencialnih načrtovalcev dogodkov, se pogovorite z vsakim in prosite za informacije o preteklih dogodkih, ki so jih obravnavali. Nekateri načrtovalci imajo morda portfelj s fotografijami, drugi pa vam lahko preprosto posredujejo reference preteklih strank. Ne jemljite pomanjkanja portfelja kot znak nižje kakovosti – mnogi načrtovalci dogodkov ga preprosto ne potrebujejo.
Ker bo načrtovalec dogodkov zadolžen za nakup zalog in plačevanje depozitov, morate pogosto navesti številko kreditne kartice, ki jo lahko uporablja. Prepričajte se, da ste izbrali načrtovalca dogodkov, ki mu zaupate in se počutite udobno, da se to ne bo spremenilo v spor.